Assistant / Assistante de gestion administrative

La Communauté de Communes Coteaux Arrats Gimone (3CAG) recrute un(e) assistant(e) des services supports.
Placé(e) sous l'autorité de la Direction Générale, vous contribuez au bon fonctionnement des services supports en assurant un appui administratif, organisationnel et opérationnel transversal aux équipes.
Votre mission consistera à faciliter le fonctionnement des services en assurant un support polyvalent aux services administratifs.

MISSIONS :
I. Missions générales pour l'ensemble des services supports :
1. Secrétariat :
- Missions administratives d'ordre général
- Remplacement de l'agent d'accueil durant ses absences

II. Missions spécifiques juridiques :
1. Affaires générales :
- Assurer la gestion quotidienne des sinistres avec les assurances
- Préparation et rédaction des actes administratifs
- Rédaction du rapport annuel d'activités de la 3CAG
- Assistance sur le suivi et la gestion administrative du Bâtiment d'Accueil des entreprises
- Gestion et mise à jour des diverses bases de données
- Classement et archivage des dossiers

2. Assemblées :
- Assistance à la préparation des conseils communautaires
- Envoi dématérialisé des convocations et publication, mise en forme et transmission des délibérations,
- Mise en forme / rédaction des PV de séance ;
- Affichage et mise en ligne du procès-verbal et de l'ordre du jour sur le site internet de l'EPCI ;
- Classement des délibérations et tenue des registres des actes administratifs ;

3. Commande publique :
- Assistance à la préparation et envoi dématérialisé via la plateforme dédiée
- Préparation et transmission des dossiers des marchés attribués

4. Protection des données (Délégué-e à la Protection des Données)
- Relation et suivi proposé par le CDG 32 dans la mise en œuvre du RGPD au sein de la 3CAG,
- Utilisation du logiciel MADIS pour mettre en place les fiches de traitement des données à caractère personnel
- Élaboration d'une mise en conformité globale au RGPD
- Formations à suivre avec les instances compétentes,
- Animation de formations en interne auprès des services dans le cadre de la mise en œuvre du RGPD

III. Missions Spécifiques Comptables-Financières :

1. Opérations comptables liées au Budget Office de Tourisme :
Sous la supervision du service comptable :
- Opérations comptables simples
- Participation à l'élaboration du budget et saisie sur logiciel
- Transmission du flux du budget annexe à la Direction Générale des Finances Publiques
- Intégration des taxes de séjour
- Saisie des décisions modificatives

2. Suivi financier des marchés publics :
- Préparation à la phase comptable des marchés : transmission des éléments comptables au service Comptabilité de la 3CAG
- Suivi des tableaux de bord financiers du service Juridique
- Suivi annuel des GAPD et des retenues de garantie

3. Gestion des subventions
- Veille, assistance et préparation des pièces administratives pour les demandes de subventions
- Gestion des demandes d'avance, d'acomptes et de soldes des subventions

IV. Missions Spécifiques RH ;
- Aide à la conception du règlement intérieur de la collectivité
- Suivi et mise en œuvre du nouveau marché de prévoyance porté par le CDG
- Relevé des besoins en assurance statutaire du personnel en vue du changement de prestataire
- Aide à la préparation des élections professionnelles au CST

V. Missions spécifiques ponctuelles :
- Participation au Plan Intercommunal de Sauvegarde avec les services associés
- Etude de la mutualisation des contrats entre la 3CAG et le CIAS

Formation :
Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative et / ou comptabilité

Compétences techniques :
Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissances de base en gestion administrative, RH et comptabilité

Prise de poste : 01/09/2026