Assistant / Assistante de gestion administrative

Mission principale : Traitement administratif des dossiers de certification (certificat)
Gestion des dossiers clients (secteur industrie)
Préparation des courriers clients
Edition des certificats et des courriers de décisions
Gestion des bases de données sous Excel
Tenue des dossiers papiers/numériques des titulaires
Facturation et suivi des paiements (redevance annuelle avant février)
Gestion administrative des Comités Particuliers
Préparation des dossiers pour les auditeurs sous-traitants, engagement de dépenses et réception de factures.
Gestion des dossiers des laboratoires
Marquage CE : préparation des dossiers,
Surveillance : suivi du planning d'audit, suivi des rapports et des écarts, édition des attestations/notifications, préparation des dossiers, mise à jour des demandes de surveillance (choix du module contractualisé),
En coopération avec le RSC et dans le respect du Système de Management de la Qualité
Activités ponctuelles :
Participe au Comité Particulier
Participe à la réunion annuelle des auditeurs
Relations clés :
Internes (hiérarchique, équipe, fonctions transversales et support) et externes (prestataires)
Maîtrise des outils bureautiques (pack office : word, excel, powerpoint, outlook) et outils à distance (Teams).
Connaissance de logiciel de comptabilité (saisie facture, saisie engagement/réception de dépenses), (ex : Qualiac/CEGID)
Profil recherché:
Bac+2 secrétariat, assistanat, gestion
Langues : Bon niveau d'anglais : lu, écrit, parlé. L'Italien ou l'Allemand serait un plus
Expérience
2 à 3 ans d'expérience en gestion administrative appréciés
La connaissance du milieu de la certification (serait un plus)
La connaissance du milieu industriel (serait un plus)
Qualités requises
Rigueur et sens de l'organisation
Bonne communication orale et écrite
Sens du service personnalisé tout en respectant l'impartialité et la confidentialité
Autonomie
Sens de l'écoute
CERTIGAZ est le seul organisme notifié par l'état français pour le marquage CE selon la Règlement (UE) 2016/426 Appareil à Gaz.
Marques NF et ATG
Les marques NF/ATG attestent de la conformité des matériels à gaz dans le cadre de la réglementation française.
Marquage CE
Le marquage CE atteste de la conformité des appareils à gaz dans le cadre de la réglementation européenne.
Le poste
Rattaché(e) au Responsable de Certification du marquage CE, les clients principaux sont basés en France, Italie, Turquie et à l'International ;