Assistant / Assistante de gestion administrative

La personne en charge du poste d’assistanat SAV est l’interface de l’entreprise, entre les traitements des appels externes et la transmission en interne auprès du personnel concerné. Elle gère également le volet administratif des tâches courantes de l’entreprise. Interface directe entre les clients, fournisseurs et les équipes de techniciens, une grande polyvalence est requise pour s’adapter aux différentes sollicitations de ses interlocuteurs dans un esprit de service et de confiance.

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Accueille et oriente les personnes se présentant à l’entreprise

- Enregistre et transmet les demandes des prospects et clients

- Oriente les différents appels aux personnes concernées



2. Etablir les factures clients et gérer les encaissements

- Edite les factures clients et met à jour les données clients et assure l’envoi des situations mensuelles

- Suit les règlements et assure les relances de paiements clients

- Assure la remise des chèques

- Surveille l’évolution de la trésorerie et alerte la direction des dépassements



3. Gérer le planning

- Elabore le planning SAV suivant les souhaits des clients

- Gère les plannings des plombiers et fixe les rdv de révisions de chaudières

- S’assure du suivi et de la rédaction des rapports d’interventions

- Prioriser les interventions selon leur degré d’urgences,



4. Assurer le suivi des rapports ouvriers

- Transmet les fiches d’intervention aux techniciens par mail ou en main propre, la veille au soir ou le matin

- Réceptionne les fiches des techniciens par mail ou en main propre au fur et à mesure de la journée



5. Participer à la gestion des devis

- Crée les devis suivant les retours des techniciens

- Fait contrôler les devis à la direction avant envoi aux clients

- Passe mes commandes et réceptionne les pièces correspondantes aux devis acceptés

- Planifie les devis acceptés une fois les pièces reçues



6. Assurer le suivi administratif de l’entreprise

- Réalise la rédaction des contrats d’entretien, assure les relances et le suivi

- Vérifie les marchés – factures – attestations – PV de réception

- Enregistre les bons de sortie stock par référence chantier

- Enregistre les factures fournisseurs par références chantier

- S’assure de la mise à jour de tous les documents officiels «CP – Urssaf - etc…»

- Actualiser la base de données interne à l’entreprise et dans le logiciel de gestion

- Réalise la consultation des fournisseurs

Avoir un réel sens du service, de l'adaptation permanente et de la satisfaction client. La savoir être et le savoir vitre est indispensable pour s'assurer le bonne harmonie entre les techniciens, le bureau et les clients.

COMPETENCES TECHNIQUES :

- Posséder les connaissances de base en secrétariat, facturation, comptabilité, gestion commerciale

- Maîtriser l’outil informatique

- Maîtriser les techniques de communication téléphonique

- Mettre en œuvre les techniques de recherche d’information, de classement et d’archivage

- Assurer le traitement des courriers électroniques et physiques

- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers

- Gérer les agendas d’une équipe

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