Assistant / Assistante de gestion administrative

Assure la gestion administrative du service Culture-Patrimoine-Tourisme de la Ville de Saint-Pierre et assiste la responsable dans l'organisation, la préparation et le suivi des activités. Responsable du suivi administratif des visites guidées, des escales de croisière, de la coordination logistique des événements culturels et de la communication numérique du service.

MISSIONS EXERCEES
ACCUEILLE LE PUBLIC
- Accueil le public en présentiel
- Reçoit, filtre et réoriente les appels téléphoniques du service

GESTION ADMINISTRATIVE
- Assurer le traitement administratif courant du service
- Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus et dossiers
- Organiser les réunions, agendas et échéances
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ORGANISATION DES VISITES GUIDEES
- Planifier et actualiser le calendrier des visites guidées
- Gérer les réservations et les inscriptions des groupes
- Coordonner les guides-conférenciers et transmettre les informations pratiques
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GESTION DES ESCALES DE CROISIERE
- Assurer le suivi administratif des 38 escales de croisière
- Préparer chaque escale en lien avec les services municipaux et les partenaires
- Centraliser et diffuser les informations nécessaires à l'accueil des passagers
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ORGANISATION LOGISTIQUE DES EVENEMENTS
- Préparer les expositions, conférences, vernissages et manifestations culturelles
- Identifier les besoins matériels, techniques et logistiques
- Coordonner les différents services de la Ville et les prestataires
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COMMUNICATION NUMERIQUE
- Animer les outils numériques du service, notamment Instagram et WhatsApp
- Préparer et diffuser les informations pratiques relatives aux activités du service
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PROFIL RECHERCHE
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Excellentes qualités rédactionnelles
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Qualités professionnelles
- Autonomie et sens de l'initiative
- Très grande capacité d'organisation et d'anticipation
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