informations générales
Saint-Dié-des-Vosges
Environnement et contexte de travail :
Le lieu de travail est l'Institut Supérieur d'Ingénierie de la Conception, 27 voie de l'Innovation situé à Saint-Dié-des-Vosges.
Le GIP-InSIC est un groupement d'intérêt public d'enseignement supérieur et de recherche. Les membres du GIP sont Mines Nancy (Université de Lorraine), Institut Mines Télécom et CIRTES. Les deux formations proposées au GIP-InSIC sont la formation d'Ingénieur Mines Nancy spécialité Génie Mécanique parcours Ingénierie de la Conception en partenariat avec l'ITII Lorraine et la formation du Master DESIGN parcours Conception Produit de l'Université de Lorraine.
L'équipe comprend 25 personnes dont 4 dans l'équipe administrative.
Les élèves ingénieurs sont au nombre de 140.
L'assistant (e) travaille sous la responsabilité du Directeur de l'établissement.
Missions :
Vous serez placé(e) directement sous la responsabilité du Directeur pour y exercer les missions suivantes :
- Assistance dans la gestion du planning du Directeur
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
- Gestion du courrier
- Organisation des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales, accueil physique du Président du C.A. et de l'A.G. ainsi que des administrateurs et rédaction des Comptes-rendus des séances
- Accueil des partenaires du GIP : Mines Nancy - Université de Lorraine, Cirtes, Institut Mines Télécom et d'autres invités pour les réunions et manifestations
- Rédaction de courriers à l'Etat, aux collectivités, aux partenaires (Ministères, Préfecture de Région, Préfecture, Mairie, Communauté d'Agglomération .)
- Rédactions de notes internes
- Préparation et suivi de dossiers administratifs
- Gestion administrative des contrats de travail du personnel du GIP-InSIC sur fonds propres
- Gestion des congés
- Organisations d'évènements internes et externes (séminaires, réunions, réception, Journée Portes Ouvertes, Remise des Diplômes et Dîner Gala.)
- Assistance et collaboration forte auprès des élèves lors de la préparation et de la tenue de la Remise des Diplômes et du Dîner Gala et/ou de demandes spécifiques à destination de la Direction
- Gestion administrative des projets industriels
Ces missions s'effectuent :
- en lien étroit, au sein du GIP-InSIC, avec l'assistante financière (budget, appels de fonds, comptabilité.) ; la Direction des Etudes et son assistante ; la Direction des Relations Industrielles et son assistante ; la Direction de la Recherche et son assistante, en assurant la coordination de l'équipe administrative,
- en lien étroit avec les Directions Générales des partenaires et leurs collaboratrices.
Niveau de recrutement souhaité :
Bac+2 spécialité assistant(e) de direction ou secrétariat, 3 années d'expérience dans une fonction équivalente
Compétences et qualités requises :
- Rigueur, discrétion et confidentialité
- Sens des relations humaines, courtoisie, écoute et disponibilité
- Autonomie et qualité organisationnelle
- Aptitude à la polyvalence des tâches, à la planification et la hiérarchisation de celles-ci
- Grande aptitude rédactionnelle avec un très bon niveau d'orthographe et de grammaire et une aptitude en communication orale
- Aptitude à rendre compte à l'oral et à l'écrit
- Habileté à créer une atmosphère de coopération
- Maîtrise des outils informatiques (Word et Excel) : publipostage et collaboratifs (intranet, réseaux sociaux.)
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Le GIP-InSIC est un groupement d'intérêt public d'enseignement supérieur et de recherche. Les membres du GIP sont Mines Nancy (Université de Lorraine), Institut Mines Télécom et CIRTES. Les deux formations proposées au GIP-InSIC sont la formation d'Ingénieur Mines Nancy spécialité Génie Mécanique parcours Ingénierie de la Conception en partenariat avec l'ITII Lorraine et la formation du Master DESIGN parcours Conception Produit de l'Université de Lorraine.
L'équipe comprend 25 personnes dont 4 dans l'équipe administrative.
Les élèves ingénieurs sont au nombre de 140.
L'assistant (e) travaille sous la responsabilité du Directeur de l'établissement.
Missions :
Vous serez placé(e) directement sous la responsabilité du Directeur pour y exercer les missions suivantes :
- Assistance dans la gestion du planning du Directeur
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
- Gestion du courrier
- Organisation des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales, accueil physique du Président du C.A. et de l'A.G. ainsi que des administrateurs et rédaction des Comptes-rendus des séances
- Accueil des partenaires du GIP : Mines Nancy - Université de Lorraine, Cirtes, Institut Mines Télécom et d'autres invités pour les réunions et manifestations
- Rédaction de courriers à l'Etat, aux collectivités, aux partenaires (Ministères, Préfecture de Région, Préfecture, Mairie, Communauté d'Agglomération .)
- Rédactions de notes internes
- Préparation et suivi de dossiers administratifs
- Gestion administrative des contrats de travail du personnel du GIP-InSIC sur fonds propres
- Gestion des congés
- Organisations d'évènements internes et externes (séminaires, réunions, réception, Journée Portes Ouvertes, Remise des Diplômes et Dîner Gala.)
- Assistance et collaboration forte auprès des élèves lors de la préparation et de la tenue de la Remise des Diplômes et du Dîner Gala et/ou de demandes spécifiques à destination de la Direction
- Gestion administrative des projets industriels
Ces missions s'effectuent :
- en lien étroit, au sein du GIP-InSIC, avec l'assistante financière (budget, appels de fonds, comptabilité.) ; la Direction des Etudes et son assistante ; la Direction des Relations Industrielles et son assistante ; la Direction de la Recherche et son assistante, en assurant la coordination de l'équipe administrative,
- en lien étroit avec les Directions Générales des partenaires et leurs collaboratrices.
Niveau de recrutement souhaité :
Bac+2 spécialité assistant(e) de direction ou secrétariat, 3 années d'expérience dans une fonction équivalente
Compétences et qualités requises :
- Rigueur, discrétion et confidentialité
- Sens des relations humaines, courtoisie, écoute et disponibilité
- Autonomie et qualité organisationnelle
- Aptitude à la polyvalence des tâches, à la planification et la hiérarchisation de celles-ci
- Grande aptitude rédactionnelle avec un très bon niveau d'orthographe et de grammaire et une aptitude en communication orale
- Aptitude à rendre compte à l'oral et à l'écrit
- Habileté à créer une atmosphère de coopération
- Maîtrise des outils informatiques (Word et Excel) : publipostage et collaboratifs (intranet, réseaux sociaux.)
