Assistant / Assistante de direction

Poste
Les missions principales que ce soit pour la direction du site ou pour la direction industrielle, sont :

Traiter des activités administratives
Support à l'élaboration des notes de nomination
Gestion et réactualisation des organigrammes en binômage
Réceptionner et exploiter les courriers, emails, appels, préparer des réponses pour réorienter les correspondances et créer des documents pour recueillir les informations auprès d'interlocuteurs divers pour la réalisation de dossiers
Traiter différentes demandes internes

Gestion et suivi des commandes BlueShop et SAP et demandes de travaux site
Réaliser et suivre des demandes informatiques (matériels, accès aux outils /logiciels internes)
Assurer la gestion logistique des ressources bureautiques
Utilisation de différents logiciels internes selon process interne
Suivi de différents travaux et actions en garantissant la confidentialité de certaines données
Organiser et suivre des missions des salarié(e)s
Anticiper et organiser les déplacements professionnels des équipes opérationnelles (réservation d'hôtels, véhicules, vols, etc.)
Gérer les ordres de missions et les notes de frais dans le respect des procédures Thales
Supporter les voyageurs dans leurs tâches administratives
Supporter la planification, organisation du temps
Assurer la gestion des agendas
Organiser et préparer les réunions des réunions internes, alerter et proposer des solutions en cas de conflit
Faciliter l'accueil et la communication

Profil
Vous avez une bonne maitrise des outils bureautique (Pack Office), des outils collaboratifs.
Vous avez des notions d'anglais qui vous permet de prendre un message téléphonique ou rédiger une réponse par email en anglais.
Doté(e) d'un bon relationnel et ayant le sens de la discrétion et confidentialité, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et de l'engagement
Vous avez le sens de l'accueil et de l'écoute et agissez à bon escient
Vous savez faire preuve de disponibilité, d'adaptabilité et de rigueur
Vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation et des capacités rédactionnelles développées
Vous avez des aptitudes au travail en équipe et une bonne autonomie
Vous savez alerter votre hiérarchique ou les membres de l'équipe en cas de difficultés rencontrées