informations générales
Buxy
VOS MISSIONS :
Vous êtes rattaché(e) au Directeur du Service et vous exercez sous sa responsabilité. Vous êtes son plus proche collaborateur. Polyvalent(e), vous prenez en charge des missions très variées, complémentaires, indispensables au bon fonctionnement du Service.
Vous êtes en relation avec l'ensemble de l'équipe du Service, vous êtes chargé.e de l'accueil, du standard et du secrétariat
Vous participez à la gestion courante du Service dans les domaines administratifs et comptables
Vous favorisez, par votre action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe et de l'Association, dans le respect du projet associatif de l'Association « Présence et Vie » et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux bénéficiaires et de respect des règles de confidentialité.
VOS ACTIVITES :
1. L'accueil / le standard téléphonique :
Vous assurez l'accueil physique de toutes les personnes se présentant au service de soins
Vous assurez le standard téléphonique du Service
2. Le secrétariat :
Vous assurez une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe
Vous préparez et rédigez les courriers, les dossiers, les invitations et vous vous chargez de leur envoi
Vous réceptionnez, triez et orientez le courrier et les mails
Vous commandez les fournitures de bureau
Vous maitrisez l'outil informatique, vous rédigez et mettez en forme des documents sur support informatique : Word, Excel..
Vous assumez la gestion du fonds documentaire
Vous classez et archivez les différents dossiers
Vous tenez à jour les affichages dont ceux obligatoires
3. Sur le plan RH et organisationnel du Service :
Vous participez à la gestion administrative du personnel (élaboration des contrats de travail, des avenants, des soldes de tout compte)
Vous assurez les affiliations aux diverses caisses
Vous suivez et organisez les visites médicales (tenue du registre médical)
Vous suivez les entrées et sorties des bénéficiaires
Vous effectuez la déclaration des mouvements à l'organisme CPAM sur la plateforme RESID-ESMS
Vous tenez à jour les tableaux de bord nécessaires à l'activité de la direction (CNSA/SIDOBA, ATIH/ANAP)
Vous tenez à jour l'activité mensuelle
En association avec le Directeur, vous réalisez les tableaux de bord et les statistiques
Vous élaborez l'activité du Service et préparez le fascicule de l'Assemblée Générale
Vous tenez à jour le registre obligatoire des délibérations du Conseil d'Administration, des réunions de bureau, de l'Assemblée Générale et vous gérez le répertoire du siège de l'Association
4. La gestion comptable :
Vous réalisez l'ensemble du processus de paie, de la saisie des éléments variables à la DSN, solde de tout compte, charges sociales et contrôle des bulletins
Vous éditez les fiches de paie et assurez la distribution aux salarié.e.s
Vous assurez le suivi des arrêts maladie, prolongation, maternité et vous transmettez aux organismes par le biais de la DSN
Vous suivez les évolutions fiscales et sociales et vous en assurez leurs applications
Vous transmettez tous les paiements au trésorier (salaires, charges, factures)
Vous saisissez les opérations comptables sur le logiciel comptable en assurant le suivi du journal comptable
Vous assurez le rapprochement bancaire en lien avec le trésorier
En association avec le Directeur, vous préparez les comptes annuels avant de les faire vérifier par un expert-comptable et vous préparez le budget prévisionnel et ses annexes (tableau de bord, activité)
PROFIL / APTITUDES REQUISES :
Avoir le sens des priorités
Faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, d'une grande capacité d'adaptation et d'anticipation
Etre ponctuel.le sur les échéances
Avoir de la méthode de l'organisation et des qualités rédactionnelles
Avoir une bonne présentation et une aisance relationnelle
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVous êtes rattaché(e) au Directeur du Service et vous exercez sous sa responsabilité. Vous êtes son plus proche collaborateur. Polyvalent(e), vous prenez en charge des missions très variées, complémentaires, indispensables au bon fonctionnement du Service.
Vous êtes en relation avec l'ensemble de l'équipe du Service, vous êtes chargé.e de l'accueil, du standard et du secrétariat
Vous participez à la gestion courante du Service dans les domaines administratifs et comptables
Vous favorisez, par votre action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe et de l'Association, dans le respect du projet associatif de l'Association « Présence et Vie » et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux bénéficiaires et de respect des règles de confidentialité.
VOS ACTIVITES :
1. L'accueil / le standard téléphonique :
Vous assurez l'accueil physique de toutes les personnes se présentant au service de soins
Vous assurez le standard téléphonique du Service
2. Le secrétariat :
Vous assurez une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe
Vous préparez et rédigez les courriers, les dossiers, les invitations et vous vous chargez de leur envoi
Vous réceptionnez, triez et orientez le courrier et les mails
Vous commandez les fournitures de bureau
Vous maitrisez l'outil informatique, vous rédigez et mettez en forme des documents sur support informatique : Word, Excel..
Vous assumez la gestion du fonds documentaire
Vous classez et archivez les différents dossiers
Vous tenez à jour les affichages dont ceux obligatoires
3. Sur le plan RH et organisationnel du Service :
Vous participez à la gestion administrative du personnel (élaboration des contrats de travail, des avenants, des soldes de tout compte)
Vous assurez les affiliations aux diverses caisses
Vous suivez et organisez les visites médicales (tenue du registre médical)
Vous suivez les entrées et sorties des bénéficiaires
Vous effectuez la déclaration des mouvements à l'organisme CPAM sur la plateforme RESID-ESMS
Vous tenez à jour les tableaux de bord nécessaires à l'activité de la direction (CNSA/SIDOBA, ATIH/ANAP)
Vous tenez à jour l'activité mensuelle
En association avec le Directeur, vous réalisez les tableaux de bord et les statistiques
Vous élaborez l'activité du Service et préparez le fascicule de l'Assemblée Générale
Vous tenez à jour le registre obligatoire des délibérations du Conseil d'Administration, des réunions de bureau, de l'Assemblée Générale et vous gérez le répertoire du siège de l'Association
4. La gestion comptable :
Vous réalisez l'ensemble du processus de paie, de la saisie des éléments variables à la DSN, solde de tout compte, charges sociales et contrôle des bulletins
Vous éditez les fiches de paie et assurez la distribution aux salarié.e.s
Vous assurez le suivi des arrêts maladie, prolongation, maternité et vous transmettez aux organismes par le biais de la DSN
Vous suivez les évolutions fiscales et sociales et vous en assurez leurs applications
Vous transmettez tous les paiements au trésorier (salaires, charges, factures)
Vous saisissez les opérations comptables sur le logiciel comptable en assurant le suivi du journal comptable
Vous assurez le rapprochement bancaire en lien avec le trésorier
En association avec le Directeur, vous préparez les comptes annuels avant de les faire vérifier par un expert-comptable et vous préparez le budget prévisionnel et ses annexes (tableau de bord, activité)
PROFIL / APTITUDES REQUISES :
Avoir le sens des priorités
Faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, d'une grande capacité d'adaptation et d'anticipation
Etre ponctuel.le sur les échéances
Avoir de la méthode de l'organisation et des qualités rédactionnelles
Avoir une bonne présentation et une aisance relationnelle
