Assistant / Assistante de direction

Missions principales du poste et compétences attendues :

1. Organisation de l'activité administrative de la direction :
 Organiser et suivre l'agenda et les prises de rdv de la directrice, rappel des informations importantes et transmission des informations, assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
 Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
 Elaborer et rédiger des documents divers (courriers, mails, rapports, compterendu, relevés de décisions, .), les reproduire et les diffuser
 Organiser et planifier des réunions
 Traitement du courrier et suivi de la circulation des parapheurs.
 Organisation de l'activité administrative en lien avec les autres directions :
 Assurer la préparation matérielle des commissions municipales et communautaires rattachées à la direction
 Assurer la programmation et la préparation des réunions de suivi budgétaire et comptable mensuelles ou bimestrielles ainsi que des réunions de pilotage des subventions en lien avec les autres directions et la chargée de recherche de financement.
 Assister la chargée de recherche de financement dans le suivi et l'archivage des dossiers ainsi que lors des pics de charge
 Être un relai auprès des services supports notamment auprès du service des assemblées pour les délibérations et décisions relevant de la Direction
 Être également un relai auprès du réseau des assistants de direction

Suivi de dossiers en propre en fonction des besoins de la Direction :

 Suivre des dossiers spécifiques ayant des implications transversales
 Permettre la circulation des informations au sein des collectivités
 Revoir l'architecture informatique réseau de partage interne pour plus de cohérence et d'efficacité
 Être garant des accès individuels aux différents outils pour la direction

Descriptif du profil :
 Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
 Connaissances en gestion administrative et en gestion budgétaire et comptable
 Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
 Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

Merci d'adresser lettre de motivation + CV au plus tard le 12 mai 2024 A : Monsieur le Maire - Président Direction des Ressources Humaines
Email : recrutement@terresdargentan.fr