informations générales
Valence
CONTEXTE DU POSTE
Le développement de l'activité des associations du groupement, la mise en place d'une organisation interne adaptée à la croissance du nombre de salariés et les évolutions internes de certains collaborateurs conduisent à engager le recrutement d'un(e) assistant(e) de direction.
VOS MISSIONS
Vos missions principales sont les suivantes :
- Secrétariat de Direction :
o Organiser les Comités de Direction et les réunions pilotées par la Direction ; gérer les agendas et prépare les dossiers ; Suivre et référencer le courrier « direction » ; superviser la diffusion du courrier et le suivi des courriers signalés ; gérer le classement (électronique et papier) ; assurer la réception téléphonique et l'accueil des interlocuteurs de la Direction et du Secrétariat Général ; coordonner, suivre et mettre à jour un fichier de contacts communs (en lien avec les assistantes de chaque association et pôle) ; préparer et suivre les rendez-vous « direction » (logistique, organisation, préparation de dossiers, .) ;
- Gestion des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales :
o Pour SOLIHA Drôme : Préparer les dossiers en relation avec les Pôles et services ; assurer l'organisation de ces instances ; Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux et les diffuser ; veiller au respect des quorums ; assurer le suivi des administrateurs et des droits de vote afférents ; assurer le suivi des rendez-vous et déplacements des membres du Bureau (logistique, organisation, préparation des dossiers, .)
o Pour les autres associations du groupement GHF : apporter un appui logistique au besoin ;
- Mise en œuvre des actions de communications institutionnelles :
En lien fonctionnel avec la responsable de la communication :
o Participer à l'organisation des actions de communications (inaugurations, salons, journées professionnelles, évènements internes, etc.) ; contribuer à la mise en œuvre du rapport d'activité annuel de SOLIHA Drôme et apporter un appui aux assistantes des autres associations au besoin ; contribuer aux envois en masse de documents de communications ; etc..
- Gestion des moyens généraux :
o Gérer les stocks de fournitures de papeterie, l'achat du mobilier de bureau et du petit mobilier ;
o Superviser les réservations liées aux déplacements professionnels ;
o Assurer le suivi des abonnements aux revues et journaux ;
o Suivre la mise en œuvre du contrat d'entretien des locaux ; proposer les adaptations éventuelles ;
Qualités requises :
Qualités relationnelles, loyauté, et discrétion
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Esprit d'initiative et autonomie
Force de proposition
Diplôme et expérience :
Bac+2/3 : secrétariat de Direction et expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire minimum
Aptitudes et compétences :
Aptitude au travail en équipe
Compétences rédactionnelles
Maitrise du Pack Office et des outils bureautiques
Sensibilisation aux missions d'intérêt général
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe développement de l'activité des associations du groupement, la mise en place d'une organisation interne adaptée à la croissance du nombre de salariés et les évolutions internes de certains collaborateurs conduisent à engager le recrutement d'un(e) assistant(e) de direction.
VOS MISSIONS
Vos missions principales sont les suivantes :
- Secrétariat de Direction :
o Organiser les Comités de Direction et les réunions pilotées par la Direction ; gérer les agendas et prépare les dossiers ; Suivre et référencer le courrier « direction » ; superviser la diffusion du courrier et le suivi des courriers signalés ; gérer le classement (électronique et papier) ; assurer la réception téléphonique et l'accueil des interlocuteurs de la Direction et du Secrétariat Général ; coordonner, suivre et mettre à jour un fichier de contacts communs (en lien avec les assistantes de chaque association et pôle) ; préparer et suivre les rendez-vous « direction » (logistique, organisation, préparation de dossiers, .) ;
- Gestion des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales :
o Pour SOLIHA Drôme : Préparer les dossiers en relation avec les Pôles et services ; assurer l'organisation de ces instances ; Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux et les diffuser ; veiller au respect des quorums ; assurer le suivi des administrateurs et des droits de vote afférents ; assurer le suivi des rendez-vous et déplacements des membres du Bureau (logistique, organisation, préparation des dossiers, .)
o Pour les autres associations du groupement GHF : apporter un appui logistique au besoin ;
- Mise en œuvre des actions de communications institutionnelles :
En lien fonctionnel avec la responsable de la communication :
o Participer à l'organisation des actions de communications (inaugurations, salons, journées professionnelles, évènements internes, etc.) ; contribuer à la mise en œuvre du rapport d'activité annuel de SOLIHA Drôme et apporter un appui aux assistantes des autres associations au besoin ; contribuer aux envois en masse de documents de communications ; etc..
- Gestion des moyens généraux :
o Gérer les stocks de fournitures de papeterie, l'achat du mobilier de bureau et du petit mobilier ;
o Superviser les réservations liées aux déplacements professionnels ;
o Assurer le suivi des abonnements aux revues et journaux ;
o Suivre la mise en œuvre du contrat d'entretien des locaux ; proposer les adaptations éventuelles ;
Qualités requises :
Qualités relationnelles, loyauté, et discrétion
Esprit d'analyse et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Esprit d'initiative et autonomie
Force de proposition
Diplôme et expérience :
Bac+2/3 : secrétariat de Direction et expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire minimum
Aptitudes et compétences :
Aptitude au travail en équipe
Compétences rédactionnelles
Maitrise du Pack Office et des outils bureautiques
Sensibilisation aux missions d'intérêt général
