informations générales
Montpellier
Dans le cadre de son extension, l'Association Charles Prévost Notre Dame de Lenne recrute 3 assistant de direction H/F, nomenclature interne "assistant(e) de Pole", en CDI à temps plein.
Diplôme de niveau 5 : BTS en GESTION ou en ASSISTANAT DE DIRECTION
Rémunération selon Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951 : coefficient 439 + 50 points de responsabilité.
Maitrise experte du pack office
Travail en équipe.
2 postes sur Montpellier + 1 poste à Pignan (34570)
Secrétariat de Direction :
- Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir),
- Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs),
- Prise de note et compte rendu de certaines réunions
Missions en lien avec le service RH :
- Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres)
- Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés,
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .),
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle,
- Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit,
- Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .)
- Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation
- Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .)
Missions en lien avec les Secrétariats Educatifs :
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED
- tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ)
Formalisation des procédés et fluidité méthodologique :
- En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures
- Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels)
Soutien - relais transversal interpoles :
- Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente)
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Rémunération selon Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951 : coefficient 439 + 50 points de responsabilité.
Maitrise experte du pack office
Travail en équipe.
2 postes sur Montpellier + 1 poste à Pignan (34570)
Secrétariat de Direction :
- Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir),
- Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs),
- Prise de note et compte rendu de certaines réunions
Missions en lien avec le service RH :
- Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres)
- Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés,
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .),
- Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle,
- Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit,
- Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .)
- Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation
- Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .)
Missions en lien avec les Secrétariats Educatifs :
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions
- En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED
- tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ)
Formalisation des procédés et fluidité méthodologique :
- En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures
- Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels)
Soutien - relais transversal interpoles :
- Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente)
