Assistant / Assistante de direction

Créée il y a plus de 50 ans, L'Association PASSERELLE est une association de prise en charge des demandeurs d'asile. Au quotidien, l'association accueille, informe, héberge et accompagne ces personnes dans leurs démarches administratives, sociales et d'insertion. Elle est un acteur majeur dans le secteur de l'asile sur le territoire d'AVIGNON.
Vous recherchez un poste avec des missions diversifiées dans une association avec une ambiance de travail collaborative, des prises d'initiative encouragées et des valeurs fortes.

L'association Passerelle recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour organiser, gérer, et assurer le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la Direction dans la gestion administrative de l'activité de l'Association

Les missions seront déclinées comme suit :
Gestion du secrétariat du dirigeant
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques après l'agent d'accueil, gérer le courrier
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.)
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (dossiers d'appel d'offre, documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Être en relation avec les partenaires extérieurs dans le cadre de la mise en œuvre du projet de l'Association
- Établir et suivre les dossiers de demande de subventions publiques et privées
- Assurer la gestion des dossiers administratifs de l'Association loi 1901
- Rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus de réunions
- Classement et archivage

Gestion du secrétariat de la Gouvernance associative
- Assurer l'ensemble des tâches liées au secrétariat de la gouvernance (convocation, compte-rendu, courrier, archivage, suivi)
- Suivre et gérer les adhésions/cotisations/Dons
Mettre à jour les outils de suivi des adhérents, des dons (nature ou numéraires) et des reçus fiscaux
Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.
Savoir-être :
- Être organisé(e) et rigoureux(se), avoir la capacité à travailler dans des délais contraints et savoir prioriser les tâches
- Avoir une capacité d'adaptation, être disponible et polyvalent(e)
- Savoir travailler en toute autonomie tout en rendant compte
- Avoir le sens des responsabilités, savoir faire preuve de discrétion et confidentialité
- Avoir un esprit de synthèse et d'analyse
- Avoir une aisance relationnelle et une aptitude à travailler en transversal et en équipe

Compétences :
- Maîtriser le pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtriser l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.)
- Avoir des connaissances en gestion administrative
- Avoir des capacités rédactionnelles, connaitre les normes rédactionnelles et la prise de notes rapide
Divers :
- Permis B exigé (déplacements à prévoir sur plusieurs sites)

Formation :
- BTS Assistant de Direction ou diplôme équivalent en gestion administrative (niveau Bac +2 minimum/ Niveau 3) ou expérience + de 10 ans

Expérience :
Minimum 5 ans
Une expérience dans le milieu associative serait un plus.

***Contrat de remplacement maladie***