informations générales
GRETA COTE D AZURCDD
Le GRETA CFA Côte d'Azur recherche un assistant de direction (H / F)
Le GRoupement d'ÉTAblissements Côte d'Azur (GRETA) est un organisme de formation continue. L'offre de formation au sein du GRETA est très large dans quasiment dans tous les domaines professionnels avec la possibilité de d'opter pour un parcours diplômant, pour un parcours certifiant ou pour un unique module de formation. Orienter, former, certifier, vous accompagner dans vos projets, c'est notre passion et notre métier depuis plus de 50 ans.
Sous la responsabilité hiérarchique direct du Directeur Opérationnel (F/H) DO, qu'il/elle assiste au quotidien sur l'ensemble de son périmètre.
Missions Principales
Le/La secrétaire de direction assiste le DO, dans l'organisation, la préparation, le suivi des réunions, ateliers et séminaires.
Il/Elle assure l'interface entre la direction du GRETA Côte d'Azur, les différents pôles de production et les services communs.
Il/Elle assure, en collaboration avec les pôles, le suivi des habilitations, des marchés et des commandes.
Activités principales
Instances du GRETA : Il/Elle gère et suit les instances (Commission des personnels, Bureau, Revue de direction, Assemblée Générale) : programmation des invitations, vérification et alerte sur le quorum, élaboration des présentations, rédaction des comptes rendus et organisation de leur diffusion.
Événements : Il/Elle participe à l'organisation des événements (soirée de fin d'année, séminaires, etc.).
Production documentaire : Il/Elle assure la frappe du courrier et des divers documents administratifs et pédagogiques.
Secrétariat courant : Il/Elle réalise les travaux de secrétariat (photocopie et reprographie, télécopie, courrier, archivage).
Gestion de l'agenda du directeur.
Circuit de signature : Il/Elle organise la signature des documents et assure le retour des documents aux personnes concernées.
Communication interne : Il/Elle contribue à la communication interne
Achats publics & conventions : Il/Elle gère administrativement les appels d'offres et les conventions.
Suivi des marchés
Dossiers marchés/habilitations : Il/Elle centralise les documents techniques relatifs aux dossiers de réponse et prépare les documents administratifs en lien avec les mandataires.
Habilitations & agréments : Il/Elle alerte sur les fins de validité des habilitations et contrôle les demandes de renouvellement d'agréments avant envoi aux autorités compétentes.
Ressources humaines : Il/Elle organise et planifie les rendez-vous pour les entretiens annuels. Missions et projets transverses avec la RRH.
Diplôme/Formation : Le/La candidat(e) est diplômé(e) au minimum du Bac.
Outils : Il/Elle maîtrise les outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Yparéo, Progrès.).
Connaissances : I
Vos plus : Vous avez exercé (stages longs et périodes d'apprentissages compris) en tant qu'assistant/e de direction, en gestion administrative et/ou dans un organisme de formation
Vous possédez des connaissances en fonctionnement des institutions.
Savoir-être
Il/Elle est rigoureux/rigoureuse et organisé/organisée pour assurer la gestion et le suivi des dossiers.
Il/Elle est bon(ne) communicant(e) et diplomate.
Il/Elle est réactif/réactive et fait preuve de sens des responsabilités.
Il/Elle sait travailler en autonomie.
Il/Elle a un esprit d'analyse et de synthèse.
Il/Elle fait preuve de confidentialité et discrétion.
Ce que nous proposons et nos atouts
Télétravail (1 jour par semaine sous conditions)
Semaine à 4.5 jours
Parking (poste basé sur Nice Ouest)
Accès à tarif préférentiel à la cantine
Nous sommes en faveur de l'égalité des chances et nous cherchons à embaucher le meilleur candidat, indépendamment de son âge, de ses convictions, de son handicap, de son origine ethnique, de son sexe ou de son orientation sexuelle.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe GRoupement d'ÉTAblissements Côte d'Azur (GRETA) est un organisme de formation continue. L'offre de formation au sein du GRETA est très large dans quasiment dans tous les domaines professionnels avec la possibilité de d'opter pour un parcours diplômant, pour un parcours certifiant ou pour un unique module de formation. Orienter, former, certifier, vous accompagner dans vos projets, c'est notre passion et notre métier depuis plus de 50 ans.
Sous la responsabilité hiérarchique direct du Directeur Opérationnel (F/H) DO, qu'il/elle assiste au quotidien sur l'ensemble de son périmètre.
Missions Principales
Le/La secrétaire de direction assiste le DO, dans l'organisation, la préparation, le suivi des réunions, ateliers et séminaires.
Il/Elle assure l'interface entre la direction du GRETA Côte d'Azur, les différents pôles de production et les services communs.
Il/Elle assure, en collaboration avec les pôles, le suivi des habilitations, des marchés et des commandes.
Activités principales
Instances du GRETA : Il/Elle gère et suit les instances (Commission des personnels, Bureau, Revue de direction, Assemblée Générale) : programmation des invitations, vérification et alerte sur le quorum, élaboration des présentations, rédaction des comptes rendus et organisation de leur diffusion.
Événements : Il/Elle participe à l'organisation des événements (soirée de fin d'année, séminaires, etc.).
Production documentaire : Il/Elle assure la frappe du courrier et des divers documents administratifs et pédagogiques.
Secrétariat courant : Il/Elle réalise les travaux de secrétariat (photocopie et reprographie, télécopie, courrier, archivage).
Gestion de l'agenda du directeur.
Circuit de signature : Il/Elle organise la signature des documents et assure le retour des documents aux personnes concernées.
Communication interne : Il/Elle contribue à la communication interne
Achats publics & conventions : Il/Elle gère administrativement les appels d'offres et les conventions.
Suivi des marchés
Dossiers marchés/habilitations : Il/Elle centralise les documents techniques relatifs aux dossiers de réponse et prépare les documents administratifs en lien avec les mandataires.
Habilitations & agréments : Il/Elle alerte sur les fins de validité des habilitations et contrôle les demandes de renouvellement d'agréments avant envoi aux autorités compétentes.
Ressources humaines : Il/Elle organise et planifie les rendez-vous pour les entretiens annuels. Missions et projets transverses avec la RRH.
Diplôme/Formation : Le/La candidat(e) est diplômé(e) au minimum du Bac.
Outils : Il/Elle maîtrise les outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Yparéo, Progrès.).
Connaissances : I
Vos plus : Vous avez exercé (stages longs et périodes d'apprentissages compris) en tant qu'assistant/e de direction, en gestion administrative et/ou dans un organisme de formation
Vous possédez des connaissances en fonctionnement des institutions.
Savoir-être
Il/Elle est rigoureux/rigoureuse et organisé/organisée pour assurer la gestion et le suivi des dossiers.
Il/Elle est bon(ne) communicant(e) et diplomate.
Il/Elle est réactif/réactive et fait preuve de sens des responsabilités.
Il/Elle sait travailler en autonomie.
Il/Elle a un esprit d'analyse et de synthèse.
Il/Elle fait preuve de confidentialité et discrétion.
Ce que nous proposons et nos atouts
Télétravail (1 jour par semaine sous conditions)
Semaine à 4.5 jours
Parking (poste basé sur Nice Ouest)
Accès à tarif préférentiel à la cantine
Nous sommes en faveur de l'égalité des chances et nous cherchons à embaucher le meilleur candidat, indépendamment de son âge, de ses convictions, de son handicap, de son origine ethnique, de son sexe ou de son orientation sexuelle.
