Assistant / Assistante de direction

Au sein de la Direction des Achats et de la Direction des Affaires Budgétaires et Financières, vous jouerez un rôle crucial en fournissant un soutien à l'ensemble des membres des deux Directions. (avec une affectation partagée de 50 % entre ces deux Directions)

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Secrétariat administratif :
* Assurer l'accueil téléphonique et physique ;
* Assurer la gestion des relations extérieures pour les directeurs ;
* Rédiger et mettre à jour divers documents administratifs et informatifs ;
* Mettre en forme et préparer des documents de présentations pour les comités et autres instances ;
* Organiser les réunions importantes et complexes et veiller aux aspects logistiques ;
* Organiser les réunions régulières de la direction, qu'elles soient mensuelles ou hebdomadaires ;
* Gérer l'envoi et la réception du courrier interne et externe de l'École ;
* Mettre à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l'École ;
* Contribuer à l'alimentation et à la mise à jour de la page de la direction des achats et de la direction des affaires budgétaires et financières sur le Kiosque Pratix ;
* Assurer la collecte des données pour les tableaux de bord du secrétariat général.

Assistance administrative :
* Assurer l'accueil des nouveaux arrivants ;
* Assurer les commandes des directions ;
* Assurer le soutien logistique des services et le suivi de la maintenance des matériels ;
* Organiser les déplacements professionnels de la direction des achats et de la direction des affaires budgétaires et financières et traiter les demandes de remboursement qui en découlent.
* Organiser les webinaires ;
* Créer et diffuser les flash actu.

Missions au sein des achats :
* Apporter un soutien aux acheteurs du service et contribuer à la gestion opérationnelle des dossiers ;
* Procéder au téléchargement des offres sur la Plate-forme des achats de l'État ;
* Effectuer la vérification des pièces de candidatures des offres reçues ainsi que des actes de sous-traitance, et rédiger les procès-verbaux correspondants sur le logiciel d'achat SIS MARCHES ;
* Rédiger les courriers de notification et les lettres de rejet des offres ;
* Assurer le suivi de la signature électronique et/ou physique des différents courriers relatifs aux procédures d'achat, ainsi que leur envoi aux fournisseurs ;
* Effectuer le classement des dossiers et des documents ;
* Gérer l'archivage des pièces administratives des marchés publics.

Missions au sein des affaires budgétaires et financières :
* Préparer les ordres du jour des réunions de pilotage de la direction des affaires budgétaires et financières et rédiger les comptes-rendus ;
* Planifier les rendez-vous les responsables aux affaires financières et chefs de pôle ;
* Apporter un soutien à l'équipe en charge de la préparation des déplacements professionnels ;
* Gérer l'archivage éventuel de la direction des affaires budgétaires et financières.

Merci de bien vouloir associer, à votre candidature, une lettre de motivation en plus du CV.

Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :
Vous êtes titulaire d'un BTS secrétariat/assistant administratif ou équivalent.
Vous justifiez d'une première expérience réussie dans des postes similaires.