informations générales
Valence
Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.
Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.
Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez participer au développement de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglomération.
Poste :
Collaboration directe avec :
- Le directeur habitat urbanisme et aménagement
- L'assistante comptabilité suivi des marchés
- La cellule administrative et financière du Département Attractivité et Territoire Durables
- Les responsables de service, d'unité et chefs de projets de la direction
Missions principales :
- Assister le directeur dans l'organisation de son agenda et de ses rendez-vous, le suivi des documents mis à sa validation, la gestion du planning de l'équipe
- Organiser en appui du directeur, des chefs de services et chefs de projets les différentes réunions (une dizaine / mois en moyenne): comités techniques et de pilotage, réunions partenariales . (calage des dates selon agendas des élus et partenaires, réservation des salles, invitation, liste d'émargement, chevalets, logistique, compte-rendu)
- Gestion du courrier
o départ : mettre en forme selon charte Agglo, enregistrer sur le logiciel Acropolis, assurer le suivi des signatures et validations préalables
o arrivée : enregistrer, diffuser, et veiller au suivi des courriers
- Mettre en forme et relire selon la charte Agglo tout type de documents (courriers, notes, rapports, contrats, présentations powerpoint .)
- Assurer le suivi des processus de signature des documents multi-signataires (conventions et leurs avenants) suivis par les chefs de projet.
- Appuyer l'équipe sur le suivi de la communication : veiller à la mise à jour du site internet, la diffusion des supports papiers auprès des communes et partenaires
- En appui de l'assistante projet, Organiser l'assistance architecturale et paysagère (secrétariat téléphonique et mail, organisation des rendez-vous, réservation des salles)
- Mettre en forme les actes administratifs (Délibérations, Décisions) et les insérer dans Webdélib
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers et partenaires,
- Organiser le classement (papier et numérique), les chronos et l'archivage
- Gérer les fournitures nécessaires à l'activité des agents
Profil :
- Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités et le circuit des procédures administratives
- Connaissance des règles d'expression écrites et orales de qualité
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint.) et messagerie (Outlook internet/intranet)
- Discrétion et confidentialité
- Esprit d'initiative et capacité de proposition
- Autonomie, Réactivité, Organisation, Rigueur
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Conditions de recrutement :
Poste à temps complet
Poste ouvert à tous les fonctionnaires, cadre d'emploi des Adjoint administratif (c)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.
Site de travail : Valence avec déplacements exceptionnels sur l'ensemble de l'Agglomération
Si cette offre vous intéresse, merci d'envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation avant le 25 mai 2024.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireBienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.
Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez participer au développement de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglomération.
Poste :
Collaboration directe avec :
- Le directeur habitat urbanisme et aménagement
- L'assistante comptabilité suivi des marchés
- La cellule administrative et financière du Département Attractivité et Territoire Durables
- Les responsables de service, d'unité et chefs de projets de la direction
Missions principales :
- Assister le directeur dans l'organisation de son agenda et de ses rendez-vous, le suivi des documents mis à sa validation, la gestion du planning de l'équipe
- Organiser en appui du directeur, des chefs de services et chefs de projets les différentes réunions (une dizaine / mois en moyenne): comités techniques et de pilotage, réunions partenariales . (calage des dates selon agendas des élus et partenaires, réservation des salles, invitation, liste d'émargement, chevalets, logistique, compte-rendu)
- Gestion du courrier
o départ : mettre en forme selon charte Agglo, enregistrer sur le logiciel Acropolis, assurer le suivi des signatures et validations préalables
o arrivée : enregistrer, diffuser, et veiller au suivi des courriers
- Mettre en forme et relire selon la charte Agglo tout type de documents (courriers, notes, rapports, contrats, présentations powerpoint .)
- Assurer le suivi des processus de signature des documents multi-signataires (conventions et leurs avenants) suivis par les chefs de projet.
- Appuyer l'équipe sur le suivi de la communication : veiller à la mise à jour du site internet, la diffusion des supports papiers auprès des communes et partenaires
- En appui de l'assistante projet, Organiser l'assistance architecturale et paysagère (secrétariat téléphonique et mail, organisation des rendez-vous, réservation des salles)
- Mettre en forme les actes administratifs (Délibérations, Décisions) et les insérer dans Webdélib
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers et partenaires,
- Organiser le classement (papier et numérique), les chronos et l'archivage
- Gérer les fournitures nécessaires à l'activité des agents
Profil :
- Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités et le circuit des procédures administratives
- Connaissance des règles d'expression écrites et orales de qualité
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint.) et messagerie (Outlook internet/intranet)
- Discrétion et confidentialité
- Esprit d'initiative et capacité de proposition
- Autonomie, Réactivité, Organisation, Rigueur
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Conditions de recrutement :
Poste à temps complet
Poste ouvert à tous les fonctionnaires, cadre d'emploi des Adjoint administratif (c)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles
Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.
Site de travail : Valence avec déplacements exceptionnels sur l'ensemble de l'Agglomération
Si cette offre vous intéresse, merci d'envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation avant le 25 mai 2024.
