informations générales
Champigny-sur-Marne
Activités principales :
Activité d'accueil :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
Activité d'organisation et d'assistanat de plusieurs élus :
- Gérer l'agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements ;
- Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents ;
- Assister à certaines réunions puis en assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions prises ;
- Réaliser des prises de notes et tableaux de bords, rédiger des courriers et comptes rendus ;
- Être l'interface avec les services, directions, partenaires et usagers ;
- Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l'ensemble des documents soumis à la signature de l'Elue ou l'Elu ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Rechercher et transmettre des informations utiles à l'Elue ou l'Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse ;
- Trier, suivre et classer les courriers ;
- Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
Dans le cadre de la permanence des Elus :
- Préparer les dossiers des usagers, accueillir l'usager, assister l'Elue ou l'Elu lors de l'entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.
A savoir sur le poste :
- Horaires : 36h30 - 25 jours de Congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d'activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l'Elue ou l'Elu
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.
Profil :
- Expérience confirmée dans le domaine de l'assistanat.
- Excellentes capacités rédactionnelles et réelle aisance en matière d'expression orale.
- Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d'une grande agilité dans le traitement de l'information.
- Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l'anticipation.
- Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
- Connaissance de l'environnement territorial appréciée.