Assistant / Assistante de direction

Sous la responsabilité de l'assistante de direction de la Communauté de Communes St Pourçain Sioule Limagne, l'apprenti(e) sera en charge de l'accueil physique et téléphonique. Il(elle) renseigne les usagers puis les oriente vers les différents services. Il(elle) aura également pour missions la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautiques ainsi que la gestion du courrier entrant et sortant.
ACTIVITÉS :
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir le public avec amabilité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer les situations de stress
- Renseigner sur l'organisation, le fonctionnement de la collectivité
- Prendre des messages
Secrétariat de l'établissement
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers )
- Tenue des plannings d'utilisation des salles - Conventions
- Gestion de l'armoire à clés de l'accueil
- Différentes tâches relevant des autres services administratifs peuvent être confiées (RH, animation, urbanisme )
- Trousses de secours : veiller aux dates de péremption et à reconstituer le stock
Réception - Distribution et Expédition du courrier
- Mise sous pli et affranchissement
- Diffusion des informations par voie d'affichage
- Reprographie
Assurer le suivi des installations (ex : photocopieur, fax )
- S'assurer du fonctionnement des installations (photocopieur, fax, machine à affranchir) et prendre contact avec les
techniciens au besoin
- Suivi des petites fournitures de bureau
QUALIFICATIONS/CONNAISSANCES/COMPÉTENCES :
*SAVOIRS
- Règles de base en orthographe et grammaire
- Techniques et outils de communication
- Utilisation outil informatique (pack office)
* SAVOIR ÊTRE
- Capacité d'écoute
- Capacité d'initiative et réactivité
- Garant de l'image du service public