informations générales
Ostwald
L'assistant(e) de direction et Supply Chain accompagne le dirigeant afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de l'activité. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder. Cette personne est garante de l'optimisation des délais, des coûts, de l'espace ainsi que de la qualité et la quantité des produits.
Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil
- Assister le PDG/gérant dans la gestion de son agenda et l'emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, rencontres constructeurs/clients, salons .).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions clés et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Être garant des processus et méthodes de travail au niveau société
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs clés, reporting.).
- Valider, enregistrer et organiser le remboursement des notes de frais préalablement renseignées par l'équipe.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures et de consommables.
Gérer la Supply Chain amont (approvisionnement)
o Définir les méthodes puis initier et piloter des projets d'amélioration et d'optimisation des process d'approvisionnement, en particulier tendre vers la mise en place d'un système informatisé (e-procurement) lorsque cela est possible.
o Collaborer avec les opérations afin de traiter les écarts aux contrats constructeurs (ex : facturation inappropriée, écart de prix réel/négocié, etc.)
o Traiter les éventuels litiges avec les fournisseurs
o S'occuper de la coordination et des démarches liées à la logistique et aux douanes
- Assurer le suivi des conditions d'exécution de tous les contrats (clients, constructeurs/fournisseurs, prestataires, personnel)
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, messages sur les devis/factures, signatures de mails.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
SUPPORT RH ET FINANCE
- Participer à l'organisation des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets
- Etablir, suivre et relancer les factures (fournisseurs/constructeurs, garanties, clients, impayés, etc.)
- Être responsable du suivi de la trésorerie et de la vérification de sa fiabilité
- Organiser, alimenter et mettre à jour la base DOGIRO
- Configurer le système de traitement des données comptables
Assurer l'intérim exceptionnelle d'autres fonctions dans la société afin de garantir la continuité de flux et la pérennité de la société. Cela pourra notamment être l'intérim exceptionnelle du PDG ou de l'assistant(e) commercial(e)
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- Assister le PDG/gérant dans la gestion de son agenda et l'emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, rencontres constructeurs/clients, salons .).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions clés et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Être garant des processus et méthodes de travail au niveau société
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs clés, reporting.).
- Valider, enregistrer et organiser le remboursement des notes de frais préalablement renseignées par l'équipe.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures et de consommables.
Gérer la Supply Chain amont (approvisionnement)
o Définir les méthodes puis initier et piloter des projets d'amélioration et d'optimisation des process d'approvisionnement, en particulier tendre vers la mise en place d'un système informatisé (e-procurement) lorsque cela est possible.
o Collaborer avec les opérations afin de traiter les écarts aux contrats constructeurs (ex : facturation inappropriée, écart de prix réel/négocié, etc.)
o Traiter les éventuels litiges avec les fournisseurs
o S'occuper de la coordination et des démarches liées à la logistique et aux douanes
- Assurer le suivi des conditions d'exécution de tous les contrats (clients, constructeurs/fournisseurs, prestataires, personnel)
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, messages sur les devis/factures, signatures de mails.).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
SUPPORT RH ET FINANCE
- Participer à l'organisation des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets
- Etablir, suivre et relancer les factures (fournisseurs/constructeurs, garanties, clients, impayés, etc.)
- Être responsable du suivi de la trésorerie et de la vérification de sa fiabilité
- Organiser, alimenter et mettre à jour la base DOGIRO
- Configurer le système de traitement des données comptables
Assurer l'intérim exceptionnelle d'autres fonctions dans la société afin de garantir la continuité de flux et la pérennité de la société. Cela pourra notamment être l'intérim exceptionnelle du PDG ou de l'assistant(e) commercial(e)
