informations générales
Arras
CDI
Rattaché hiérarchiquement à la Responsable des Systèmes d'Information, l'assistant(e) RSI a pour mission :
1. Suivi budgétaire et achats
Création et suivi des demandes d'achat dans l'outil interne Yooz, sur les plateformes des centrales d'achat.
Interlocuteur fonction achat et contrôle de gestion du siège
Mise à jour du fichier des contrats IT (prestations, licences, maintenances)
Assister la Responsable SI à la collecte des éléments auprès de chaque Pôle pour établir le budget annuel. Procéder à la consolidation, à la mise en forme nécessaire et à la préparation de sa présentation.
2. Gestion administrative et organisationnelle
Gestion des agendas (RSI, Superviseurs chefs de projet)
Organisation des réunions : invitations, salles, Visio, ordre du jour y compris inter service.
Rédaction et mise en forme des comptes rendus
Suivi des validations N+1, N+2
Suivi des documents contractuels : archivage, renouvellements, alertes d'échéances
Gestion logistique : déplacements, commande et gestion du matériel bureautique (hors équipements techniques gérés par les équipes IT), Suivi des demandes internes non techniques (accès locaux, badges, salles.)
3. Coordination et communication
Diffusion des communications internes DSI (newsletters, points hebdo)
Mise en forme des supports pour COPIL / comités projets / CODIR
Coordination des événements internes (réunion d'équipe DSI, ateliers, formations)
4. Support aux équipes projets et techniques
Aide à la préparation des livrables (mise en forme, normalisation)
Assistance pour la documentation technique ou fonctionnelle (format, versions)
Mise à jour des référentiels dans les outils internes (SharePoint, Confluence, Teams.)
5. Reporting & tableaux de bord
Construction de tableaux d'indicateurs administratifs (budget, contrats, planning)
Mise en forme de KPI fournis par les équipes IT
Préparation des supports pour revue trimestrielle / audit / conformité
6. Soutien sur la conformité et la gouvernance
Assistance sur la gestion documentaire sécurité/IT
Suivi des échéances réglementaires (RGPD, audits internes, certifications)
Archivage et contrôle des documents sensibles selon les procédures DSI
Compétences requises
Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel.)
Outils de ticketing ou gestion de projets (Jira, GLPI.)
Bonne compréhension du fonctionnement d'un SI
Suivi budgétaire, gestion des achats et contrats
Qualités personnelles
Organisation, rigueur, sens du détail
Discrétion et sens de la confidentialité
Adaptabilité, autonomie, proactivité
Diplomatie, sens du service, communication claire
Profil recherché
Bac+2 minimum (type assistante, gestion administrative)
Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement en DSI ou dans un environnement technique
Connaissance des enjeux IT : infrastructure, sécurité, projets, licences (un plus)
Conditions d'embauche
Salaire : à déterminer selon le niveau d'expérience (à partir de 2300 € bruts mensuel sur 12 mois)
Statut : Non Cadre (CDI) du secteur privé
Titres restaurants
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Suivi budgétaire et achats
Création et suivi des demandes d'achat dans l'outil interne Yooz, sur les plateformes des centrales d'achat.
Interlocuteur fonction achat et contrôle de gestion du siège
Mise à jour du fichier des contrats IT (prestations, licences, maintenances)
Assister la Responsable SI à la collecte des éléments auprès de chaque Pôle pour établir le budget annuel. Procéder à la consolidation, à la mise en forme nécessaire et à la préparation de sa présentation.
2. Gestion administrative et organisationnelle
Gestion des agendas (RSI, Superviseurs chefs de projet)
Organisation des réunions : invitations, salles, Visio, ordre du jour y compris inter service.
Rédaction et mise en forme des comptes rendus
Suivi des validations N+1, N+2
Suivi des documents contractuels : archivage, renouvellements, alertes d'échéances
Gestion logistique : déplacements, commande et gestion du matériel bureautique (hors équipements techniques gérés par les équipes IT), Suivi des demandes internes non techniques (accès locaux, badges, salles.)
3. Coordination et communication
Diffusion des communications internes DSI (newsletters, points hebdo)
Mise en forme des supports pour COPIL / comités projets / CODIR
Coordination des événements internes (réunion d'équipe DSI, ateliers, formations)
4. Support aux équipes projets et techniques
Aide à la préparation des livrables (mise en forme, normalisation)
Assistance pour la documentation technique ou fonctionnelle (format, versions)
Mise à jour des référentiels dans les outils internes (SharePoint, Confluence, Teams.)
5. Reporting & tableaux de bord
Construction de tableaux d'indicateurs administratifs (budget, contrats, planning)
Mise en forme de KPI fournis par les équipes IT
Préparation des supports pour revue trimestrielle / audit / conformité
6. Soutien sur la conformité et la gouvernance
Assistance sur la gestion documentaire sécurité/IT
Suivi des échéances réglementaires (RGPD, audits internes, certifications)
Archivage et contrôle des documents sensibles selon les procédures DSI
Compétences requises
Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel.)
Outils de ticketing ou gestion de projets (Jira, GLPI.)
Bonne compréhension du fonctionnement d'un SI
Suivi budgétaire, gestion des achats et contrats
Qualités personnelles
Organisation, rigueur, sens du détail
Discrétion et sens de la confidentialité
Adaptabilité, autonomie, proactivité
Diplomatie, sens du service, communication claire
Profil recherché
Bac+2 minimum (type assistante, gestion administrative)
Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement en DSI ou dans un environnement technique
Connaissance des enjeux IT : infrastructure, sécurité, projets, licences (un plus)
Conditions d'embauche
Salaire : à déterminer selon le niveau d'expérience (à partir de 2300 € bruts mensuel sur 12 mois)
Statut : Non Cadre (CDI) du secteur privé
Titres restaurants
