Assistant administratif / Assistante administrative

L'assistant(e) de formations met en œuvre l'ensemble des moyens administratifs, organisationnels et logistiques nécessaires à la réalisation des actions de formation. Il/elle intervient au cœur du service administratif, en lien direct avec la direction, l'équipe pédagogique, le service commercial, la comptabilité, les formateurs et les acteurs externes (apprenants, clients, fournisseurs, partenaires et organismes financeurs).

Organisation générale du poste
Le poste est exercé en présentiel, à mi-temps, au sein d'un service de deux personnes. L'assistant(e) participe à l'organisation et à la planification des formations, à la production de la documentation administrative et juridique, au suivi des apprenants et à l'analyse de la satisfaction client. Il/elle assure le premier contact avec les futurs apprenants et contribue à la qualité des relations commerciales.

Missions principales

1. Organisation et logistique des formations
- Réservation des salles et du matériel pédagogique.
- Gestion du planning des formations.
- Gestion du planning des formateurs.
- Coordination des besoins logistiques et transmission des informations à l'équipe pédagogique.

2. Gestion administrative des prestations de formation
- Communication avec les organismes financeurs : inscription des actions au CARIF-OREF, France Travail, EDOF/CPF, OPCO ; suivi et mise à jour des plannings sur les différentes plateformes.
- Accueil, information, inscription et suivi administratif des apprenants.
- Préparation et suivi des dossiers individuels de financement (OPCO, France Travail, CPF, autres financeurs).
- Transmission des informations nécessaires aux équipes internes.

3. Suivi post-formation
- Organisation des questionnaires d'évaluation, de satisfaction et de satisfaction à froid.
- Collecte des questionnaires formateurs.
- Édition des synthèses de résultats pour chaque formation.
- Diffusion des synthèses à l'ensemble du personnel.
- Gestion des réclamations.

4. Gestion administrative et économique des actions de formation
- Production des documents : rapports d'activité, comptes rendus, contrats, conventions, convocations.
- Facturation et suivi des règlements.
- Suivi des demandes de financement.
- Participation à la négociation ponctuelle de partenariats avec fournisseurs ou prestataires.

Compétences attendues

Savoirs
- Communication écrite et orale.
- Organisation du service et procédures internes.
- Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
- Utilisation d'un logiciel de gestion d'organisme de formation (type Queoval).
- Connaissance de l'environnement juridique, financier et réglementaire de la formation professionnelle.

Savoir-faire
- Organiser son activité et la logistique des formations.
- Accueillir, informer et suivre des interlocuteurs variés.
- Traiter les aléas et imprévus.
- Rédiger des documents professionnels.
- Traiter, structurer et coordonner les informations liées aux prestations de formation.

Savoir-être
- Sens du détail, du service et du travail bien fait.
- Écoute, reformulation et compréhension des attentes des interlocuteurs.
- Adaptabilité, esprit d'équipe.
- Rigueur, méthode et organisation.

Profil
- Bac+2 apprécié : BTS Assistant de gestion PME/PMI, BTS Assistant Manager, BUT GEA, communication, ou expérience dans la formation.
- Une connaissance de la formation professionnelle constitue un atout.