informations générales
Romans-sur-Isère
Description des missions :
1. Accueillir les publics et appuyer le fonctionnement général du Campus Connecté.
Fonction accueil
- Contribuer à l'accueil quotidien des étudiants inscrits au Campus Connecté
- Accueillir, informer et orienter les personnes de passage au Campus
- Réceptionner les appels téléphoniques, gérer la messagerie vocale
- Tenir à jour le tableau de suivi des demandes de renseignement
- Gérer la documentation mise à disposition des étudiants et des publics (affichage, flyers)
Fonctions administratives liées au fonctionnement général du projet
- Suivre et gérer la boite mail générique du Campus Connecté
- Gérer le logiciel informatique pour l'octroi de badge
- Mettre à jour régulièrement le fichier des contacts partenaires
- Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
- Gérer et archiver la documentation liée au Campus
- Réaliser des comptes-rendus de réunions
Fonctions liées au bon fonctionnement des locaux et du matériel
- Veiller à l'état du matériel et des équipements, et alerter en cas de problème
- Suivre l'intervention des prestataires techniques extérieurs : entretien des locaux, maintenance du parc informatique, réparations diverses, et alerter en cas de problème
- Suivre la mise en paiement des factures et les dépenses de caisse
- Suivre le parc informatique, les fournitures et les prêts de matériels (badges, ordinateurs)
- Veiller sur les besoins en petit matériel, faire les achats et commandes si nécessaire
- Anticiper et gérer la réservation de salles hors campus, selon les besoins
2. Suivre et accompagner les démarches administratives des étudiants.
- Assurer l'inscription administrative des étudiants au Campus Connecté
- Suivre le paiement des frais d'inscription et démarches d'adhésion à l'association Accés
- Gérer les demandes de cartes d'étudiant auprès de l'UGA
- Tenir à jour les outils de suivi administratif des étudiants, et constituer un dossier pour chaque étudiant un dossier
- Apporter si besoin un appui aux étudiants pour s'inscrire dans leurs organismes de formation de rattachement, et aux sessions d'examens
- Appuyer les étudiants dans leurs dossiers de demande de bourse, et tout autre démarche administrative utile aux étudiants
3. Contribuer à la communication et à la promotion du Campus Connecté.
- Réaliser des supports d'information : affiches, flyers, courriers
- Assurer l'envoi de mailings aux réseaux partenaires
- Assurer la mise à jour régulière du site web du Campus Connecté
- Participer à la préparation et à l'accueil des publics lors des actions d'information organisées au Campus et en dehors (portes-ouvertes, évènements partenaires, salons et forums)
4. Participer à la vie du Campus avec l'équipe et les étudiants.
- Participer à la préparation des temps collectifs
- Assurer le suivi de la présence étudiante au Campus, et alerter si nécessaire
- Contribuer à la réflexion continue de l'équipe pour animer la vie du Campus, soutenir l'engagement des étudiants au Campus et trouver des réponses aux problèmes rencontrés
De manière transversale, le/la assistant.e polyvalent.e doit contribuer au quotidien, aux côtés des autres membres de l'équipe au respect du cadre d'engagement signé par chaque étudiant.
Un emploi du temps sera discuté en entretien / 17h30 seront réparties sur les horaires d'ouverture du Campus (lundi au vendredi, de 9h à 17h), en prenant en compte les besoins du lieu et les contraintes éventuelles du candidat (H/F)