informations générales
Montereau-Fault-Yonne
- Titulaire/contractuel/ en contrat aidé (être inscrit(e) comme demandeur d'emploi et vous rapprocher de votre conseiller-ère pour vérifier votre éligibilité à ce type de contrat)
Organiser les permanences du Maire
- Enregistrer les demandes de rendez-vous
- Envoyer les invitations
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer le dossier de
rendez-vous
- Assurer le suivi des sollicitations des habitants auprès des services municipaux et des
partenaires institutionnels
- Assurer le traitement des dossiers et les réponses en lien avec le Directeur de Cabinet
Gérer l'accueil téléphonique
- Réceptionner les appels
- Donner les primo renseignements
- Prendre des messages
- Orienter les appels vers les différents services
Réceptionner, traiter et diffuser l'information
- Enregistrer le courrier départ/arrivé
- Diffuser les informations aux élus et aux services
- Envoyer les courriers produits par les élus
- Assurer la liaison entre le Cabinet et les élus
- Assurer la gestion et le suivi des tableaux des demandes d'interventions suite aux réunions
publiques (assemblées de quartier, réunions de quartier.)
Garantir l'agenda du Maire et des élus
- Prendre les rendez-vous du Maire
- Assurer l'organisation des réunions
Assurer le secrétariat du Maire et des élus
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
- Redistribuer les parapheurs signés
- Garantir la gestion de la base de données de contacts
- Préparer les dossiers de journée
- Elaborer des notes internes
- Effectuer le classement et l'archivage
Effectuer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement du service
Profil recherché
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Accès)
- Qualités rédactionnelles et être capable de prendre des notes
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Capacités d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Sens du contact et de la communication
- Faire preuve de rigueur, d'autonomie et d'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Disponibilité et réactivité
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et avoir le sens du service public
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Titulaire du permis B
Temps de travail et contraintes liées au poste : temps plein de 38h00 par semaine et permanence le
samedi matin de 9h à 12h
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- Enregistrer les demandes de rendez-vous
- Envoyer les invitations
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer le dossier de
rendez-vous
- Assurer le suivi des sollicitations des habitants auprès des services municipaux et des
partenaires institutionnels
- Assurer le traitement des dossiers et les réponses en lien avec le Directeur de Cabinet
Gérer l'accueil téléphonique
- Réceptionner les appels
- Donner les primo renseignements
- Prendre des messages
- Orienter les appels vers les différents services
Réceptionner, traiter et diffuser l'information
- Enregistrer le courrier départ/arrivé
- Diffuser les informations aux élus et aux services
- Envoyer les courriers produits par les élus
- Assurer la liaison entre le Cabinet et les élus
- Assurer la gestion et le suivi des tableaux des demandes d'interventions suite aux réunions
publiques (assemblées de quartier, réunions de quartier.)
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Assurer le secrétariat du Maire et des élus
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- Redistribuer les parapheurs signés
- Garantir la gestion de la base de données de contacts
- Préparer les dossiers de journée
- Elaborer des notes internes
- Effectuer le classement et l'archivage
Effectuer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement du service
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- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Accès)
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- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Capacités d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Sens du contact et de la communication
- Faire preuve de rigueur, d'autonomie et d'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Disponibilité et réactivité
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et avoir le sens du service public
- Respecter la confidentialité des informations traitées
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Temps de travail et contraintes liées au poste : temps plein de 38h00 par semaine et permanence le
samedi matin de 9h à 12h
