informations générales
Montpellier
CDD REMPLACEMENT RENOUVELABLE
Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes dans le cadre du partenariat entre France Travail et la Mission Locale de Montpellier.
MISSIONS :
L'assistant-e administratif-ve vient en support à la responsable du service partenariat France Travail de la Mission Locale de Montpellier sur des missions administratives et organisationnelles diverses.
Ses tâches consistent à :
- Assurer le lien et le partage d'information avec les différents sites de France Travail et les Antennes de la Mission Locale de Montpellier
- Participer activement à la préparation et à l'organisation des évènements et réunions (invitations, prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus, préparation de supports)
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Contribuer à la communication interne et externe du service par l'élaboration de supports d'information (affiches, flyers, diaporamas, tableau de suivi de l'activité, actualisation des documents existants)
- Participation à la gestion administrative du dispositif d'accompagnement des jeunes
- Saisie des résultats sur des tableaux de pilotage
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
- Assurer un accueil téléphonique, prendre des messages et fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
L'assistant-e administratif-ve effectuera un reporting régulier de son activité.
Savoir Faire :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques, en particulier Excel (calcul de pourcentages), Word, Powerpoint et Outlook.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
Savoir-Être :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir gérer les priorités
- Dynamisme
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale
- Sens de l'analyse / esprit de synthèse
- Sens du contact
- Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Capacité d'autonomie et d'initiative
Formation en gestion administrative ou équivalent demandée.
Date limite de candidature : 27 mai 2024
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireParticipation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes dans le cadre du partenariat entre France Travail et la Mission Locale de Montpellier.
MISSIONS :
L'assistant-e administratif-ve vient en support à la responsable du service partenariat France Travail de la Mission Locale de Montpellier sur des missions administratives et organisationnelles diverses.
Ses tâches consistent à :
- Assurer le lien et le partage d'information avec les différents sites de France Travail et les Antennes de la Mission Locale de Montpellier
- Participer activement à la préparation et à l'organisation des évènements et réunions (invitations, prise de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus, préparation de supports)
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Contribuer à la communication interne et externe du service par l'élaboration de supports d'information (affiches, flyers, diaporamas, tableau de suivi de l'activité, actualisation des documents existants)
- Participation à la gestion administrative du dispositif d'accompagnement des jeunes
- Saisie des résultats sur des tableaux de pilotage
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
- Assurer un accueil téléphonique, prendre des messages et fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
L'assistant-e administratif-ve effectuera un reporting régulier de son activité.
Savoir Faire :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques, en particulier Excel (calcul de pourcentages), Word, Powerpoint et Outlook.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
Savoir-Être :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir gérer les priorités
- Dynamisme
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale
- Sens de l'analyse / esprit de synthèse
- Sens du contact
- Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Capacité d'autonomie et d'initiative
Formation en gestion administrative ou équivalent demandée.
Date limite de candidature : 27 mai 2024
