Assistant administratif / Assistante administrative

La Cellule Ressources Humaines du GIP FIPAN a 2 positionnements :
- Un rôle d'appui au réseau des GRETA dans le cadre du rôle de la délégation régionale académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC). La DRAFPIC vieille au respect des règles arrêtées lors du conseil régional académique de la formation des adultes dans le périmètre de la politique ressources humaines en matière de rémunération ainsi que d'exigences relatives aux dispositions en vigueur.
- La deuxième mission est la gestion des personnels du GIP FIPAN du recrutement à la paie en passant par le plan de développement des compétences conformément aux axes de développement dans le cadre du label qualité Eduform.
La cellule ressources humaines est composée de 5 personnes.
Le/l'assistante administrative RH aura un rôle sur la partie contractuelle relative notamment aux vacataires de la formation continue et des personnels permanents. Le/l'assistante administrative RH est placée sous l'autorité de la responsable de la cellule ressources humaines.
La paie représente environ 1200 bulletins de paie par mois au GIP FIPAN. Les paies sont établies pour différents statuts personnels non titulaires, personnels en détachement, vacataires. La réalisation des paies se fait dans un calendrier très contraint. Le contrôle des bulletins fait parti de la mission
Le/l'assistante administrative travaille en collaboration avec les gestionnaires de paie ainsi que l'autre assistant(e) administratif(ve) en charge des personnels permanents.
Elle/il participe à la maitrise du processus de la paie de l'ensemble des personnels et plus spécifiquement les vacataires de la formation continue, elle/il a en charge d'assurer le bon déroulement mensuel des préparations de paie, du contrôle des remontées des heures avec les lettres d'engagement établies et suivi des autorisations de cumul. Elle propose des axes de développement si nécessaire à la responsable de la cellule ressources humaines afin d'assurer la fiabilité des données. Elle/il peut être sollicitée pour participer à la saisie de la paie pour la partie formation continue ou apporter sa contribution la personne en charge des personnels permanents et/ou avenants des personnels permanents en cas d'accroissement d'activité sur le pôle, l'absence d'un personnel ou tout besoin recensé. La polyvalence est indispensable.
- Elaborer les lettres d'engagement des vacataires de la formation continue d'après les besoins exprimées par les antennes via la procédure établie dans le SIRH
- Elaborer les contrats des personnels permanents
- S'assurer de la complétude du dossier de chaque agent pour la prise en compte (autorisation de cumul si nécessaire, toutes les pièces justificatives indispensables,)
- Travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des personnels de la cellule RH suivant les demandes de recrutement de vacataires d'après les requis notamment sur les niveaux
- Collecter la remontée des heures des vacataires en s'assurant du respect de la procédure et de la validation des documents envoyés
- Vérifier la fiabilité et la cohérence des éléments de paie remontés par les différents pôles (contrôle des pièces fournies, cohérence des taux et de la lettre d'engagement cohérence des codes analytiques, . )
- Suivi de la CVthèque mise ne place pour le vivier de vacataires FC
- Suivi des candidatures et des publications de postes pour la vacation
- Organiser la partie recrutement vacation en collaboration avec la responsable de la cellule RH
- Suivi des dossiers des personnels permanents (changement échelon, quotité, renouvellement, visite médicale.)