informations générales
Cassis
Pour notre client, un acteur majeur dans le domaine des travaux maritimes et du oil & gas, nous recherchons un Assistant Projet H/F. Le poste est à pourvoir à partir de la mi-mai pour une période de 12 mois.
VOS MISSIONS :
Gestion de projet
o Organiser, réserver les voyages trains avion hôtel voiture taxi du personnel projet et ou du personnel extérieur en optimisant les tarifs et en respectant la politique voyage de la société, (Outil KDS)
o Coordination de transport entre l'assistant sur site et la logistique locale
o Gérer l'obtention des visas et autres documents nécessaires au voyage du personnel projet et suivre leur validité
o Rédiger les ordres de voyage pour le personnel du projet les faire valider par le chef du projet et la direction
o Suivi et validation des factures relatives aux voyages logistiques personnels du projet sur la GED
o Rédaction des fiches pays (renseignement sur la sureté locale, info des gouvernements, sur l'accueil du personnel dans le pays destination)
o Organiser les réunions projets rédiger le procès-verbal
o Participer à la gestion administrative des ressources humaines du personnel projet dossier du personnel ordre de mission visite médicale et gestion des temps pièce d'identité
Contrôle des documents
o Ecriture de la procédure de la communication et son suivi entre notre client et les clients/sous-traitants (MDR)
o Editer diffuser classer l'ensemble des documents en conformité avec la procédure établie de doc control
o Garantir la traçabilité de la documentation liée au projet et veiller au respect des plannings de transmission de document
o Tenu et mise à jour du Master Document Registrer
o Gestion de l'archivage des documents transmis et échangés sur le serveur du projet
o Suivi des échanges et commentaires sur document entre les parties
o Gestion du planning de réponse
o Mettre en place l'outil d'échange documentaire - SharePoint
PROFIL :
o Bac+ 2 Assistant(e) de Direction ou similaire
o 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire
Savoir et compétences :
o Maitrise de l'anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
o Bonne élocution
o Aisance relationnelle
o Faire preuve d'organisation et de rigueur
o Être force de propositions
o Faire preuve de disponibilité et de réactivité
o Faire preuve d'autonomie et d'adaptation
o Savoir gérer les priorités
o Savoir transmettre les informations
o Maitrise de l'outil informatique (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, SharePoint)
o Connaissance du secteur maritime / oil & gas
o Aisance rédactionnelle et maitrise de l'orthographe (anglais, français)
o Bonne maitrise des techniques commerciales
o Bonnes connaissances du domaine du secrétariat
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVOS MISSIONS :
Gestion de projet
o Organiser, réserver les voyages trains avion hôtel voiture taxi du personnel projet et ou du personnel extérieur en optimisant les tarifs et en respectant la politique voyage de la société, (Outil KDS)
o Coordination de transport entre l'assistant sur site et la logistique locale
o Gérer l'obtention des visas et autres documents nécessaires au voyage du personnel projet et suivre leur validité
o Rédiger les ordres de voyage pour le personnel du projet les faire valider par le chef du projet et la direction
o Suivi et validation des factures relatives aux voyages logistiques personnels du projet sur la GED
o Rédaction des fiches pays (renseignement sur la sureté locale, info des gouvernements, sur l'accueil du personnel dans le pays destination)
o Organiser les réunions projets rédiger le procès-verbal
o Participer à la gestion administrative des ressources humaines du personnel projet dossier du personnel ordre de mission visite médicale et gestion des temps pièce d'identité
Contrôle des documents
o Ecriture de la procédure de la communication et son suivi entre notre client et les clients/sous-traitants (MDR)
o Editer diffuser classer l'ensemble des documents en conformité avec la procédure établie de doc control
o Garantir la traçabilité de la documentation liée au projet et veiller au respect des plannings de transmission de document
o Tenu et mise à jour du Master Document Registrer
o Gestion de l'archivage des documents transmis et échangés sur le serveur du projet
o Suivi des échanges et commentaires sur document entre les parties
o Gestion du planning de réponse
o Mettre en place l'outil d'échange documentaire - SharePoint
PROFIL :
o Bac+ 2 Assistant(e) de Direction ou similaire
o 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire
Savoir et compétences :
o Maitrise de l'anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
o Bonne élocution
o Aisance relationnelle
o Faire preuve d'organisation et de rigueur
o Être force de propositions
o Faire preuve de disponibilité et de réactivité
o Faire preuve d'autonomie et d'adaptation
o Savoir gérer les priorités
o Savoir transmettre les informations
o Maitrise de l'outil informatique (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, SharePoint)
o Connaissance du secteur maritime / oil & gas
o Aisance rédactionnelle et maitrise de l'orthographe (anglais, français)
o Bonne maitrise des techniques commerciales
o Bonnes connaissances du domaine du secrétariat
