informations générales
Tarbes
CDD
Missions :
Classement et organisation des archives :
- Trier, classer et inventorier les documents selon les normes archivistiques en vigueur.
- Mettre à jour le plan de classement existant ou en créer un nouveau si nécessaire.
- Identifier les documents à conserver, éliminer ou transférer.
Mission spécifique : Versement aux Archives Départementales du 65
- Constituer les bordereaux de versement conformément au formalisme des AD 65, rédaction des analyses
- Identifier les documents versables selon les obligations légales et le tableau de gestion.
- Préparer physiquement les dossiers : conditionnement, numérotation.
- Assurer les échanges techniques avec les Archives départementales : demandes d'agrément, validation des bordereaux, gestion des retours.
- Organiser et suivre la remise des fonds versés (transport, planning, conformité).
- Garantir la traçabilité et la documentation de l'ensemble de l'opération.
Gestion matérielle et administrative des archives :
- Préparer, conditionner et étiqueter les boîtes d'archives.
- Organiser et optimiser l'espace de stockage (archives courantes, intermédiaires, définitives).
- Veiller à la bonne conservation des supports (papier, numérique, photos, etc.).
Relation avec les services internes
- Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins de recherche documentaire.
- Conseiller sur les bonnes pratiques de classement, conservation et durée légale d'archivage.
- Mettre en place des outils simples pour faciliter le classement par les équipes.
- Sensibiliser aux procédures internes d'archivage.
Conformité et sécurité
- Appliquer les règles RGPD et les obligations légales liées à la conservation des documents.
- Garantir la confidentialité des documents sensibles.
Compétences attendues : très bonne connaissance du processus de versement en Archives départementales, maîtrise des règles d'archivistique et des durées légales de conservation, maîtrise des méthodes de tri, classement et indexation, à l'aise avec les outils informatiques (Excel, GED/SAE, numérisation).
- Qualités personnelles : rigueur, méthode, capacité à gérer des volumes importants, esprit de synthèse et d'analyse, sens du relationnel, autonomie et sens des priorités.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireClassement et organisation des archives :
- Trier, classer et inventorier les documents selon les normes archivistiques en vigueur.
- Mettre à jour le plan de classement existant ou en créer un nouveau si nécessaire.
- Identifier les documents à conserver, éliminer ou transférer.
Mission spécifique : Versement aux Archives Départementales du 65
- Constituer les bordereaux de versement conformément au formalisme des AD 65, rédaction des analyses
- Identifier les documents versables selon les obligations légales et le tableau de gestion.
- Préparer physiquement les dossiers : conditionnement, numérotation.
- Assurer les échanges techniques avec les Archives départementales : demandes d'agrément, validation des bordereaux, gestion des retours.
- Organiser et suivre la remise des fonds versés (transport, planning, conformité).
- Garantir la traçabilité et la documentation de l'ensemble de l'opération.
Gestion matérielle et administrative des archives :
- Préparer, conditionner et étiqueter les boîtes d'archives.
- Organiser et optimiser l'espace de stockage (archives courantes, intermédiaires, définitives).
- Veiller à la bonne conservation des supports (papier, numérique, photos, etc.).
Relation avec les services internes
- Accompagner les collaborateurs dans leurs besoins de recherche documentaire.
- Conseiller sur les bonnes pratiques de classement, conservation et durée légale d'archivage.
- Mettre en place des outils simples pour faciliter le classement par les équipes.
- Sensibiliser aux procédures internes d'archivage.
Conformité et sécurité
- Appliquer les règles RGPD et les obligations légales liées à la conservation des documents.
- Garantir la confidentialité des documents sensibles.
Compétences attendues : très bonne connaissance du processus de versement en Archives départementales, maîtrise des règles d'archivistique et des durées légales de conservation, maîtrise des méthodes de tri, classement et indexation, à l'aise avec les outils informatiques (Excel, GED/SAE, numérisation).
- Qualités personnelles : rigueur, méthode, capacité à gérer des volumes importants, esprit de synthèse et d'analyse, sens du relationnel, autonomie et sens des priorités.
