informations générales
Malmerspach
L'établissement du Foyer Maison Emilie à Malmerspach recherche son(sa) futur(e) agent(e) administratif(ve) pour un remplacement.
Fonctions :
Sous la responsabilité de la Directrice du Foyer Maison Emilie, vous êtes chargé :
Pour la gestion du secrétariat :
- Assurer l'accueil physique des résidents, familles, salariés et intervenants extérieurs
- Réceptionner les appels téléphoniques (orientation, filtrage), programmation des appels pour les astreintes et gestion de la messagerie de l'établissement
- Traiter le courrier entrant et sortant, classement et archivage de documents, suivi et mise à jour de l'affichage
- Assurer la frappe des courriers, les notes de service, les comptes rendus, les rapports et documents divers
- Tenir les documents/outils dans la structure (planning des congés, suivi horaires, planning repas etc)
- Veiller à renseigner le registre de sécurité et suivre le contrôle des équipements (extincteurs, BAES,.)
- Veiller au bon fonctionnement des équipements informatiques et téléphoniques
- Suivre le parc des véhicules (contrôle technique, révisions.)
Pour la gestion du personnel :
- Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel
- Veiller à la circulation de l'information ascendante et descendante en développant les moyens adaptés
- Suivre les visites médicales assurées par le médecin du travail (embauche et reprise après arrêt).
- Gérer les absences du personnel (arrêt maladie, congés etc)
- Centraliser les variables de paies et les transmettre au service RH
- Gérer les formations (demandes à l'OPCO santé, réservation des salles et repas, établir les demandes de remboursements, réceptionner les feuilles d'émargement etc)
- Transmettre les informations des accidents du travail aux ressources humaines et déclarer les sinistres à l'assurance
Profil :
- Formation Secrétariat / Administration-Gestion, niveau CAP/BEP/BAC Pro
- Expérience dans le secrétariat, l'administration souhaitée
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie, etc)
- Ecoute, respect des personnes accueillies, bienveillance
- Capacité d'adaptation et d'intégration, sens du travail en autonomie et en équipe
- Sens de la confidentialité, de la discrétion et de l'écoute
- Bonne communication orale et écrite
- Permis B exigé (lieu de travail non desservi par les transports en commun)
Conditions :
- CDD 2.5 mois - temps plein
- Poste à pourvoir à partir du 17 juin 2024 jusqu'au 31/08/2024
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireFonctions :
Sous la responsabilité de la Directrice du Foyer Maison Emilie, vous êtes chargé :
Pour la gestion du secrétariat :
- Assurer l'accueil physique des résidents, familles, salariés et intervenants extérieurs
- Réceptionner les appels téléphoniques (orientation, filtrage), programmation des appels pour les astreintes et gestion de la messagerie de l'établissement
- Traiter le courrier entrant et sortant, classement et archivage de documents, suivi et mise à jour de l'affichage
- Assurer la frappe des courriers, les notes de service, les comptes rendus, les rapports et documents divers
- Tenir les documents/outils dans la structure (planning des congés, suivi horaires, planning repas etc)
- Veiller à renseigner le registre de sécurité et suivre le contrôle des équipements (extincteurs, BAES,.)
- Veiller au bon fonctionnement des équipements informatiques et téléphoniques
- Suivre le parc des véhicules (contrôle technique, révisions.)
Pour la gestion du personnel :
- Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel
- Veiller à la circulation de l'information ascendante et descendante en développant les moyens adaptés
- Suivre les visites médicales assurées par le médecin du travail (embauche et reprise après arrêt).
- Gérer les absences du personnel (arrêt maladie, congés etc)
- Centraliser les variables de paies et les transmettre au service RH
- Gérer les formations (demandes à l'OPCO santé, réservation des salles et repas, établir les demandes de remboursements, réceptionner les feuilles d'émargement etc)
- Transmettre les informations des accidents du travail aux ressources humaines et déclarer les sinistres à l'assurance
Profil :
- Formation Secrétariat / Administration-Gestion, niveau CAP/BEP/BAC Pro
- Expérience dans le secrétariat, l'administration souhaitée
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie, etc)
- Ecoute, respect des personnes accueillies, bienveillance
- Capacité d'adaptation et d'intégration, sens du travail en autonomie et en équipe
- Sens de la confidentialité, de la discrétion et de l'écoute
- Bonne communication orale et écrite
- Permis B exigé (lieu de travail non desservi par les transports en commun)
Conditions :
- CDD 2.5 mois - temps plein
- Poste à pourvoir à partir du 17 juin 2024 jusqu'au 31/08/2024
