informations générales
Dijon
SERVICE D'AFFECTATION
Au sein de l'une ou l'autre des 8 unités de formation et de recherche (UFR), 8 instituts ou école
MISSIONS
Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) depuis la candidature jusqu'à la délivrance du diplôme,
- Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers.)
ACTIVITES PRINCIPALES
La part d'exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d'étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
- Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l'année
- Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, Etudes en France, Erasmus.) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis.
- Participer au processus des inscriptions administratives
- Gérer les inscriptions pédagogiques
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l'année
- Modéliser l'offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, outil de référentiel de l'offre de formation.)
- Construire et mettre à jour l'emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique
- Constituer et suivre les groupes de TD et TP
- Assurer la gestion administrative des conventions de stages
- Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets
- Collecter et saisir les notes
- Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif
- Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)
MISSIONS & ACTIVITES SECONDAIRES
- Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l'élaboration, la diffusion et l'analyse d'enquêtes
- Participer à l'organisation d'actions de communication et d'information (journées « Portes Ouvertes » .)
- Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections.)
- Assurer le secrétariat d'un département : Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique), suivre les commandes
SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE & METHODOLOGIQUE
Maîtrise des outils bureautiques indispensable,
Capacité à s'adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels,
Maîtrise de l'orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles.
SAVOIR-ETRE
Savoir prioriser,
Capacité à se situer et à s'adapter à une organisation (travail en équipe),
Savoir partager l'information et rendre compte,
Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication,
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
Avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner les étudiants.
Une expérience en secrétariat scolarité serait un plus. Un parcours de formations aux logiciels métier est organisé.
Diplôme souhaité : niveau BAC
CDD du 02/09/2024 au 31/08/2025, renouvelable
Temps complet
Environnement de travail et prestations :
- Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
- Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
- Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge partielle de la mutuelle
- Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires.)
- Nombreux jours de congés
- Télétravail possible après période d'intégration
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de l'une ou l'autre des 8 unités de formation et de recherche (UFR), 8 instituts ou école
MISSIONS
Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) depuis la candidature jusqu'à la délivrance du diplôme,
- Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers.)
ACTIVITES PRINCIPALES
La part d'exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d'étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
- Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l'année
- Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, Etudes en France, Erasmus.) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis.
- Participer au processus des inscriptions administratives
- Gérer les inscriptions pédagogiques
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l'année
- Modéliser l'offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, outil de référentiel de l'offre de formation.)
- Construire et mettre à jour l'emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique
- Constituer et suivre les groupes de TD et TP
- Assurer la gestion administrative des conventions de stages
- Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets
- Collecter et saisir les notes
- Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif
- Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)
MISSIONS & ACTIVITES SECONDAIRES
- Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l'élaboration, la diffusion et l'analyse d'enquêtes
- Participer à l'organisation d'actions de communication et d'information (journées « Portes Ouvertes » .)
- Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections.)
- Assurer le secrétariat d'un département : Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique), suivre les commandes
SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE & METHODOLOGIQUE
Maîtrise des outils bureautiques indispensable,
Capacité à s'adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels,
Maîtrise de l'orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles.
SAVOIR-ETRE
Savoir prioriser,
Capacité à se situer et à s'adapter à une organisation (travail en équipe),
Savoir partager l'information et rendre compte,
Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication,
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
Avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner les étudiants.
Une expérience en secrétariat scolarité serait un plus. Un parcours de formations aux logiciels métier est organisé.
Diplôme souhaité : niveau BAC
CDD du 02/09/2024 au 31/08/2025, renouvelable
Temps complet
Environnement de travail et prestations :
- Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
- Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
- Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge partielle de la mutuelle
- Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires.)
- Nombreux jours de congés
- Télétravail possible après période d'intégration
