Agent administratif / Agente administrative

La ville de Saint-Genis-Pouilly est engagée dans une ambitieuse dynamique associative. Qu'elles soient à vocation sportive, culturelle ou sociale, les associations constituent un formidable levier d'insertion, d'éducation et d'épanouissement pour toutes et tous.


MISSIONS PRINCIPALES :

1/ Assurer la gestion des locations des salles:
- Accueil du public
- Gestion des demandes de locations internes et externes : planning, émission des contrats, état des lieux des salles, gestion des clés
- Participation à la gestion de la Régie (facturation - encaissement) en tant que régisseur suppléant
- Gestion des demandes « Guichet Unique » et accompagnement des associations notamment pour les événements importants
- Collaboration avec les services internes

2/ Assurer la gestion administrative des équipements sportifs :
- Assurer la gestion des badges et clés des équipements sportifs mis à disposition des associations et habitants de la commune
- Gérer le planning de mise à disposition des équipements sportifs municipaux
- Assurer le suivi des commandes de matériel sportif
- Transmettre les demandes des associations aux services concernés

3/ Aide à la gestion administrative de la délégation vie associative et sports
- Accueil des associations, enregistrement des demandes
- Suivi et mise à jour des dossiers des associations
- Participer au suivi administratif des demandes de subventions
- Participation à l'émission des conventions des associations
- Assurer le secrétariat de l'élu
- Gestion des courriers et documents dans Dotelec
- Archivage et numérisation des documents-dossiers


PROFIL :

Expérience dans des postes administratifs, de gestion de plannings et accueil du public.
La connaissance du domaine associatif est un plus.


Savoir-faire :
- Aisance administrative dans la gestion et suivi des dossiers
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, Open Office, Dotelec etc..)
- Gestion de planning
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir s'organiser et planifier le travail
- Sens du service et de l'accueil


Aptitudes/qualités :
- Organisation et rigueur
- Réactivité et capacités d'adaptation
- Gestion du stress en période de forte activité
- Bon relationnel
- Goût pour le travail collaboratif et en équipe
- Être force de proposition

CONDITIONS DE TRAVAIL:
- 36 h hebdo sur 4,5 jours.
- Disponibilité occasionnelle en soirée


RÉMUNÉRATION : Selon conditions statutaires + RIFSEEP + prime annuelle + Ticket Restaurant + indemnité de résidence+ Prise en charge du maintien de salaire + Participation à la Mutuelle.
Fonctionnaire ou contractuel