Agent administratif / Agente administrative

Vos activités principales : sous l'autorité de la cheffe de cabinet, l'agent est principalement chargé de :
- préparer les déplacements et les dossiers de la préfète en lien avec le secrétariat :
° établir le lien et échanger toutes les informations nécessaires avec les organisateurs
des événements et réunions auxquels participe la préfète : obtenir un déroulé détaillé
des événements ; préciser les conditions de participation de la préfète , veiller au
respect du protocole dans les prises de parole notamment etc.
° solliciter les services compétents pour collecter les éléments nécessaires au dossier
de la préfète
° participer à la rédaction d'éléments de langage et discours du préfet
° confectionner les dossiers papier
- suivre la vie des assemblées et des mandats départementaux : élections/démissions des conseillers municipaux, maires, adjoints, conseillers départementaux et régionaux, parlementaires, présidents et vice-présidents des EPCI et des chambres consulaires.
mise à jour du fichier national des élus
- suivre la vie politique locale, notamment à partir de la revue de presse, rédiger et mettre à jour les fiches des élus et des fiches thématiques
- participer à l'organisation des élections politiques : préparation des prévisions, des soirées électorales, des opérations de participation et estimations, des analyses des scrutins, en assurant l'interface avec le bureau des élections
- prendre part à l'organisation des visites officielles dans le département
Il a également la charge de :
- classer et archiver les dossiers préfet (papier et numérique)
- assurer la veille de la boite fonctionnelle du BRE
- organiser la conservation de l'information
- renseigner le logiciel SEDEM (visites ministérielles)
- gérer le courrier réservé
- participer à l'instruction des interventions
- participer à l'instruction des dossiers de médailles le cas échéant
Il assure par ailleurs toute mission confiée par son supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service.

Votre environnement professionnel
- Activités du service : Le cabinet de la préfecture et, en son sein, le bureau de la représentation de l'État, est un interlocuteur du quotidien de la préfète et des membres du corps préfectoral. Il veille à l'organisation et à la préparation des déplacements et entretiens de Mme la préfète, ainsi qu'à l'accueil de personnalités, notamment les délégations ministérielles. Il supervise la gestion des interventions, notamment celles des parlementaires. Il assure le traitement des affaires réservées (protocoles, cérémonies, distinctions honorifiques, etc) et le suivi de l'actualité politique
Composition et effectifs du service : le bureau est composé de quatre agents
Liaisons hiérarchiques : Chef de cabinet, Chef du bureau de la représentation de l'Etat, Directeur de cabinet
Liaisons fonctionnelles : tous les services de l'Etat et des collectivités territoriales, autres préfectures et tous les ministères

Connaissances techniques :
- avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
- connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Savoir faire :
- savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
- savoir analyser / niveau maîtrise - requis
- savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
- avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir être :
- savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
- savoir communiquer / niveau pratique - requis
- avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Conditions particulières d'exercice: astreinte, travail les dimanches d'élections, discrétion et disponibilité