Agent administratif / Agente administrative

Vous serez placé(e) sous l'autorité du Directeur du service Culture - Evénement / L'Aronde Riedisheim pour assurer les missions suivantes :

Représenter et développer l'attractivité de L'Aronde Riedisheim

- Renseignements sur les activités se déroulant à L'Aronde Riedisheim et les manifestations culturelles de la Ville
- Veille à l'application du règlement intérieur
- Liaison à assurer entre les associations et/ou les demandeurs divers et la hiérarchie
- Gestion des clés avec les concierges
- Suivi du marché des locations de salles et propositions pour y intégrer L'Aronde Riedisheim, recherche de nouveaux clients et fidélisation des actuels


Réalisation des travaux de secrétariat

- Accueil physique et téléphonique de L'Aronde Riedisheim
- Rédaction courrier sortant
- Suivi des demandes diverses (locations de salles, états des lieux, facturation, devis, envois invitations, préparation des dossiers pour les concierges en fonctions des évènements,.)
- Validation des factures-fournisseurs
- Divers courriers et emails : associations, administrés, suivi de la mise à jour de l'affichage sur les panneaux et supports
- Gestion des plannings des salles après validation des demandes (évènement en semaine : Cité Hof, L'Aronde Riedisheim)
- Gestion des demandes et mises à disposition de vaisselle et grilles CADDIE
- Gestion des fournitures (stylos, papier.) de L'Aronde Riedisheim
- Classement et archivage, rangement de dossiers, reproduction de documents,
- Etablissement de bons de commandes et d'E-ATAL
- Gestion du planning et suivi des missions des concierges + gestion du planning régulier de L'Aronde Riedisheim, du Cité Hof
- Suivi administratif, préparation et présence physique lors d'événements annuels
- Inscriptions au Marché aux puces, présence lors du Marché aux puces

Logistique de l'organisation des diverses réceptions de la Ville et de certains événements

- Organisations des cérémonies des Vœux
- Référent éco manifestation pour les événements gérés par le service
- Réceptions : Municipalité, vernissages, cérémonies patriotiques, fêtes diverses
- En collaboration avec les concierges :
Suivi du linge de maison
Suivi du stock boissons et produits alimentaires
Suivi du stock vaisselle et matériels de cuisine,
- Accueil, caisse, fermeture, buvette d'après spectacle pour la saison culturelle de La Grange (assez régulier)
- Collecte des informations nécessaires à l'organisation de l'événement
- E-ATAL (logiciel de gestion des demandes de travaux) , commandes (liquides et solides)
- Mise en place et rangement des réceptions (assez régulier)

Renfort d'autres services selon besoins et/ou nécessités

- Service Culture : présence lors de manifestations (à titre occasionnel), lors des absences du collègue affecté à la culture et l'événementiel et réciproquement
- Suivi administratif et organisation avec le chef de service de certains évènements

Engagement dans le cadre de la Charte Marianne pour l'accueil du public

- Garantir un service public de qualité
- Offrir une relation de proximité
- Accueillir le public avec humanité
- Implication éventuelle au sein des groupes de travail