Agent administratif / Agente administrative

Vous accueillez les usagers, réalisez les facturations fournisseurs et résidents et participez aux fonctions administratives et au secrétariat de direction, en lien avec la cadre de santé, l'équipe de direction, et en partenariat avec les adjointes en charge des finances et des ressources humaines.

Contrat proposé : CDD jusqu'au 30/09/2024 avec possibilité de renouvellement, détachement.
Montant du salaire sur la base de la grille de la FPH et en fonction de l'expérience du candidat.
Une période de doublon est possible selon le profil.


Vos missions :

Accueil :
- Accueil téléphonique, accueil, renseignements et conseils à des tiers
- Accueil physique des usagers, des fournisseurs et du personnel, visite et présentation d'établissement auprès des futurs résidents et de leurs familles...
- Gestion de l'accueil des résidents, réalisation des dossiers d'entrée, relations avec les familles et les résidents (pour tous les types d'hébergement)
- Lien avec les familles et les proches des résidents et tuteurs
- Gestion globale du parcours de la personne accueillie de l'admission jusqu'à sa sortie, pour la partie administrative, en lien avec le directeur et le cadre de santé

Administration :
- Elaboration des dossiers spécifiques (demande d'aide sociale, etc.)
- Tâches administratives et de secrétariat : suivi de tableaux de bord, suivi des honoraires des professionnels libéraux et laboratoires, distribution du courrier des résidents
- Saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d'informations et de tableaux dans son domaine d'activité

Comptabilité/Facturation :
- Binôme facturation-achats en cas d'absence de l'aide comptable.
- Réalisation des frais de séjour des résidents, suivi des remboursements pour l'accueil de jour
- Gestion des factures des fournisseurs (enregistrement des bons de commande, liquidation et mandatement des factures, relations avec les fournisseurs), en binôme avec la direction
- Mise à jour des dossiers fournisseurs en lien avec l'adjoint des cadres - Secrétariat médical ponctuel (pour le girage, etc.)
- Lien avec les infirmières (facturation des médecins libéraux et des laboratoires, etc.)
- Réalisation de devis pour les petits achats courants, en lien avec l'adjointe comptabilité-achats et la directrice en charge des achats

Profil recherché:

Répondre au téléphone et accueillir le public conformément aux bonnes pratiques
Connaissances des pratiques techniques de secrétariat permettant de rédiger des documents
Capacités rédactionnelles, pour la réalisation de documents (concernant les instances par exemple, mail d'information, documents de suivi...)
Utilisation de l'information (pack office) et d'outils bureautiques (logiciels de gestion, Comptabilité, Facturation)
Maitrise de méthodes d'organisation pour élaborer, adapter et optimiser le planning de travail (prise de RDV, de visites, de rappel)
Capacité à classer des données, des informations et des documents de nature diverse

Votre sens de la communication-relations avec les résidents et les familles, du travail en équipe, ou encore vos capacités d'organisation et de gestion de l'imprévu seront vos atouts sur ce poste.

Une formation en comptabilité/finances et/ou secrétariat administratif seront priorisés.

Une première expérience en milieu médico-social, et/ou dans la fonction publique hospitalière, sera être apréciée.