Adjoint(e) au directeur(trice) administrat. et financ.

Missions principales :

L'adjoint(e) de direction assure un appui direct au Directeur dans ses missions de direction générale, avec une focalisation sur la coordination des fonctions supports et logistiques de la structure.

Il/Elle soutient la direction dans la réalisation de différents chantiers RH, financiers, techniques et logistiques. Il/elle contribue à la consolidation du fonctionnement interne de la structure et au développement de l'activité de l'association. Il/Elle permet d'assurer la continuité de l'activité en cas d'absence ou de surcharge de la direction. Il travaille en étroite collaboration avec les membres du groupe de pilotage pour soutenir l'activité quotidienne de l'association.

Il/Elle participe activement à la mise en œuvre opérationnelle des orientations stratégiques de l'association, dans le cadre des missions qui lui sont attribuées et sur son domaine de compétences et expertise.

Responsabilités

APPUI A LA DIRECTION et AU GROUPE DE PILOTAGE :
Il/elle appuie le Directeur dans ses missions de direction générale (GRH et gestion financière). Pour cela, il/elle :
- Soutient le groupe de pilotage sur des aspects techniques, supports et financiers.
- Réalise une veille sur les appels à projets, subventions, dispositifs pouvant soutenir le projet de la structure.
- Contribue à la réponse à des appels à projets en apportant son expertise.
- Étudie de potentielles actions de mécénats, sponsoring.

Il/elle appuie la direction et le groupe de pilotage sur différents "chantiers", projets et actions en fonction des besoins et enjeux de l'association : dialogue social, consolidation RH, accord d'entreprise, RSEA, communication, DUERP, Charte informatique, etc.).
Il/elle suit les diagnostics réalisés sur l'analyse du territoire, des besoins du public et de l'association afin de soutenir l'action de l'association en cohérence avec la réalité de ces enjeux.

COORDINATION DES FONCTIONS SUPPORTS :
Il/Elle manage l'ensemble des fonctions supports : responsable accueil administratif, comptabilité, entretien, chargée de mission RH. En lien avec les différents acteurs de ces services et en articulation avec le directeur de l'association, il/elle :
- Formalise l'ensemble des procédures liées aux fonctions supports.
- Suit leur mise en application et supervise le bon respect des procédures.
- Vérifie le respect du cadre réglementaire.
- Suit, optimise, simplifie les outils numériques sur l'ensemble des process de Rencontre et Culture en lien avec le responsable accueil et administratif.

MANAGEMENT DE l'EQUIPE SUPPORT :
- Il/elle assure le management des fonctions supports en lien sur la partie accueil / administration avec le avec le responsable concerné et sur l'aspect global en lien avec le directeur de l'association.
- Il/elle assure un soutien technique et opérationnel auprès des salariés de son équipe. Il anime des réunions au sein de son secteur et rend compte de son activité au directeur et groupe de pilotage de l'association.
- Il participe aux réunions du groupe de pilotage dans une posture de facilitateur et contributeur.
- Veille à la conformité aux exigences de la RGPD.


SUIVI LOGISTIQUE DES BÂTIMENTS :
En lien avec le directeur de l'association, il/elle :
- Assure le suivi budgétaire des activités liées aux bâtiments.
- Prépare les commissions de sécurité et veille à l'application des règles ERP.
- Gère l'acquisition de matériaux/mobiliers en garantissant leur adéquation.
- Établit un lien efficace avec la Ville de Rennes et le régisseur des maisons.
- Supervise l'entretien et l'amélioration des espaces, ainsi que les systèmes de sécurité.
- Coordonne et suit les travaux en cas de chantier spécifique au sein des différents espaces,
- Veille à la sécurisation et modernisation des installations informatique et téléphonique, de paiement.

Fiche de poste sur le site : https://www.mqvillejean.fr