Assistante/Assistant de direction

Place de l'emploi public recherche pour CNRS Délégation Paris Michel Ange un Assistant (e) de direction (H/F)CNRS Délégation Paris Michel Ange

Missions
L'assistant (e) de direction assiste la direction administrative (DAA) de l'INSB sur l'ensemble de ses missions. Il/elle prend en charge le secrétariat de la DAA et de son adjointe ainsi que les éléments de gestion liées au fonctionnement de la direction administrative de l'INSB. Elle assure les interfaces utiles avec les autres directions, et coordonne les échéances de l'activité de la direction administrative en lien avec la DAA, son adjointe et avec la direction de l'institut
Activités
Assistanat de Direction :
-Gérer l'agenda de la DAA et de son adjointe ;
-Gérer la messagerie électronique « INSB.DAA » ;
-Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers ; courriels ; parapheurs) ;
-Enregistrer les courriers/courriels arrivée et départ dans l'outil dédié ;
-Rédiger des courriers ou des messages électroniques ;
-Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs ;
-Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements de la Directrice Adjointe Administrative de l'Institut et de son adjointe ;
-Organiser les réunions hebdomadaires internes de la DAA avec ses équipes administratives ;
-Organiser les « DOR » Dialogues Objectifs Ressources des unités de l'INSB en lien avec les délégations régionales et les directeurs d'unités ;
-Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions ;
-Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers (directeurs d'unités, partenaires académiques, etc.) ;
-Assurer la circulation de l'information avec les pôles fonctionnels de l'institut ;
-Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique ;
-Prendre en charge des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité et des besoins ;
-Apporter son aide au secrétariat du Directeur d'Institut en cas d'absence ou de surcharge de travail ;
-Assister ponctuellement un ou plusieurs DAS, et les agents de l'instituts, en prenant en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements ;
-Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs, etc.)
Suivi RH :
-Suivi des congés et absences des agents de l'INSB
-Planification de la campagne d'évaluation annuelle des agents de l'INSB...