informations générales
Saint-Denis
En tant que TECHNICIEN(NE) ADMINISTRATIF(VE) LOGISTIQUE vous aurez plusieurs volets à maîtriser :
GESTION DES MARCHES :
Phase consultation :
- Gestion du volet administratif des consultations, principalement pour des marchés de travaux et services.
- En collaboration avec le responsable, formalisation des règles de la consultation.
- Suivi du bon déroulement de la procédure, y compris sur le site profil d'acheteur.
- Etablissement et suivi des documents échangés avec les fournisseurs.
- Gestion des publications.
- Vérification des justificatifs sociaux et fiscaux, et des assurances.
- Participation à l'établissement des rapports de consultation.
Phase exécution des marchés :
- Assistance à la passation des marchés.
- Gestion de la procédure de commande : notifications, lettres de commandes, actes d'engagements, ordres des services, avenants, etc.
- Gestion des factures : suivi de la procédure de validation jusqu'au paiement; information des prestataires.
- Gestion des documents de fin de chantier ou de fin de mission : décomptes finaux,
procès-verbaux de réception, de levé des réserves, documents à diffuser à la réception et à la livraison.
- En général : diffusion des pièces à l'ensembles des intervenants, suivant les consignes du responsable, ou de manière autonome, suivant des procédures préétablies.
GESTION BUDGETAIRE :
- Montage des tableaux de bords de suivi budgétaire.
- Tenir à jour ces tableaux de bord par poste du budget.
.1. Enregistrer les engagements : marchés, autres dépenses
.2. Enregistrer les dépenses validées
.3. Enregistrer les paiements
.4. Enregistrer les financements
- Assistance à l'établissement des dossiers de financements, et au suivi de l'instruction
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE GENERALE
- Assistance au suivi des procédures administratives : autorisations de travaux, etc.
- Prise de contact et suivi de dossiers auprès des différents intervenants : architecte,
bureaux d'études entreprises, partenaires institutionnels, concessionnaires, etc.).
- Gestion des divers documents produits pendant l'exécution : rapports, CR de
réunions, etc.
- Suivi des compte-rendu d'exécution internes.
- Etablissement de procédures, suivi de ces procédures.
- Enregistrement, classement, archivage, dans un contexte de dématérialisation globale
APTITUDES PERSONNELLES ET RELATIONNELLES :
- Etre dynamique, disponible et réactif
- Etre rigoureux
- Etre capable de travailler dans l'urgence
- Etre autonome : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Avoir le sens du relationnel
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES ASSOCIÉES :
- Savoir organiser, planifier et prioriser les activités
- Savoir rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Savoir renseigner les interlocuteurs, s'exprimer aisément, adapter son langage
- Savoir respecter les procédures d'organisation
- Savoir travailler en équipe
Connaissances :
- dans le domaine de l'immobilier ou des travaux
- dans le secteur sanitaire ou médico-social
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Phase consultation :
- Gestion du volet administratif des consultations, principalement pour des marchés de travaux et services.
- En collaboration avec le responsable, formalisation des règles de la consultation.
- Suivi du bon déroulement de la procédure, y compris sur le site profil d'acheteur.
- Etablissement et suivi des documents échangés avec les fournisseurs.
- Gestion des publications.
- Vérification des justificatifs sociaux et fiscaux, et des assurances.
- Participation à l'établissement des rapports de consultation.
Phase exécution des marchés :
- Assistance à la passation des marchés.
- Gestion de la procédure de commande : notifications, lettres de commandes, actes d'engagements, ordres des services, avenants, etc.
- Gestion des factures : suivi de la procédure de validation jusqu'au paiement; information des prestataires.
- Gestion des documents de fin de chantier ou de fin de mission : décomptes finaux,
procès-verbaux de réception, de levé des réserves, documents à diffuser à la réception et à la livraison.
- En général : diffusion des pièces à l'ensembles des intervenants, suivant les consignes du responsable, ou de manière autonome, suivant des procédures préétablies.
GESTION BUDGETAIRE :
- Montage des tableaux de bords de suivi budgétaire.
- Tenir à jour ces tableaux de bord par poste du budget.
.1. Enregistrer les engagements : marchés, autres dépenses
.2. Enregistrer les dépenses validées
.3. Enregistrer les paiements
.4. Enregistrer les financements
- Assistance à l'établissement des dossiers de financements, et au suivi de l'instruction
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE GENERALE
- Assistance au suivi des procédures administratives : autorisations de travaux, etc.
- Prise de contact et suivi de dossiers auprès des différents intervenants : architecte,
bureaux d'études entreprises, partenaires institutionnels, concessionnaires, etc.).
- Gestion des divers documents produits pendant l'exécution : rapports, CR de
réunions, etc.
- Suivi des compte-rendu d'exécution internes.
- Etablissement de procédures, suivi de ces procédures.
- Enregistrement, classement, archivage, dans un contexte de dématérialisation globale
APTITUDES PERSONNELLES ET RELATIONNELLES :
- Etre dynamique, disponible et réactif
- Etre rigoureux
- Etre capable de travailler dans l'urgence
- Etre autonome : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Avoir le sens du relationnel
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES ASSOCIÉES :
- Savoir organiser, planifier et prioriser les activités
- Savoir rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Savoir renseigner les interlocuteurs, s'exprimer aisément, adapter son langage
- Savoir respecter les procédures d'organisation
- Savoir travailler en équipe
Connaissances :
- dans le domaine de l'immobilier ou des travaux
- dans le secteur sanitaire ou médico-social
