Technicien / Technicienne de gestion administrative

L'université de Technologie de Tarbes Occitanie Pyrénées recrute, pour renforcer ses équipes, un gestionnaire de formation pour son école nationale d'ingénieur (ENIT)/ Pôle formation.

MISSIONS DU POSTE
Exécuter des activités de gestion administrative ; recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement de la formation.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Participer à la gestion administrative du service Formation
- Recueillir les données nécessaires en vue de fournir des éléments de réponse aux enquêtes, évaluations.
- Planifier les activités transversales sur l'outil de gestion des emplois du temps (LV2, enseignements divers.) et effectuer des changements
- Saisir et mettre à jour des bases de données relatives aux enseignements planifiés via le logiciel de charges d'enseignement TRV-CE.
- Recueillir des données sur la répartition des enseignements et assurer le suivi des tableaux de bord
- Participer au fonctionnement du service
- Mettre à jour des informations du site Internet et de l'Intranet
- Extraire les données de l'outil de gestion des emplois du temps et rédiger des documents en lien avec ces données
- Collaborer avec le service des devoirs surveillés

- Participer à la mise en œuvre d'activités
- Assister à l'organisation de la distribution des supports d'enseignement
- Assister à l'organisation de la distribution des équipements de protection individuelle
- Assister à l'organisation des activités transversales
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
- Sélectionner et diffuser de l'information.
- Participer à des groupes de travail transversaux,
- Contribuer à la mise en place de la démarche qualité au sein du service.
- Être force de proposition pour l'amélioration des processus.

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Connaître et appliquer les dispositions réglementaires du domaine d'activité,
- Connaître l'organisation générale des établissements d'enseignement supérieur.
- Technique d'élaboration de documents.
- Techniques de communication.
- Connaître le règlement de la formation et le règlement des études

- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, et les outils bureautiques,
- Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.
- Élaborer et mettre en œuvre des procédures de gestion propres au domaine d'activité.
- Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps.
- Adapter son comportement aux différents publics.

- Compétences comportementales (savoir-être) :
- Avoir le sens du contact, de l'écoute,
- Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe.
- Être rigoureux, consciencieux.
- Maîtriser les techniques d'accueil du public.
- Faire preuve d'impartialité et de discrétion.
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Faire preuve de rigueur/ fiabilité,
- Faire preuve de polyvalence et de réactivité,
NIVEAU REQUIS
- Bac+2
- Expérience souhaitée sur poste similaire
- Niveau anglais souhaité : B1
Environnement et contexte de travail :
- Position du poste dans l'organisation :
La Direction de l'ENIT est assurée par M. ALEXIS Joël.
Le poste est placé :
- sous l'autorité hiérarchique de LABADOT Marie-Pierre,
- sous l'autorité fonctionnelle de M.SEMPASTOUS Matthieu
- Encadrement : non oui Nombre de personnes encadrées : 0 dont 0 Cat A.

- Contraintes spécifiques liées au poste :
- Respecter le calendrier universitaire.
- Contrainte horaire possible pour nécessité de service.
- Permis B.

- Durée du contrat : Du 1/12/2025 au 31/08/2026. (période d'essai de 1 mois)
- Rémunération selon expérience et statut