Secrétaire

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS - ACTIVITÉS :
- Le/la secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.
- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
- Elle/(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.
- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).
- Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,..., production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers,...)
- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux
- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers
- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..)
- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement....

POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION :
(organigramme, liens hiérarchiques)
Secrétaire MDS --> Responsable MDS --> DAST --> DGA


SPECIFICITES DU POSTE :

• ( Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points)
• Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel
• Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence
• Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES :


Savoir-faire :
Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve).

- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur
- Esprit d'organisation
- Anticiper et gérer les relations difficiles
- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence
- Faciliter le parcours social de la personne

Traitement informations et courriers :
- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer
- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat)
- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.


Organisation :
- Organiser son travail en fonction des priorités.
- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences

Gestion :
- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage


Secrétariat :
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur)
- Techniques de secrétariat : dactylographie
- Notions de calcul et de statistiques
- Connaître les types de classement : alphanumérique


Bureautique et Informatique :
- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau
- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel)
- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches

Savoir-être :
- capacité d'écoute, discrétion
- autonomie et capacité de travailler en équipe