informations générales
Toulouse
La Direction des affaires juridiques et institutionnelles a pour mission de sécuriser juridiquement et institutionnellement l'activité de l'établissement. Elle réunit 2 pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.
Le Pôle Affaires Institutionnelles assure le fonctionnement institutionnel de l'université. Il gère les travaux et répond aux questions portant sur les domaines réglementaire et statutaires. Il assure l'organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ainsi que le suivi institutionnel des mandats. Il gère l'organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.
Dans l'ensemble de ces domaines, il exerce une fonction de conseil, d'assistance et d'expertise auprès de la gouvernance, de la direction de l'établissement et des composantes et services.
Vous intégrerez une équipe de 7 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du Pôle Affaires Générales
Vos principales missions consisteront à :
1/ Assurer la gestion et le suivi institutionnel des mandats électifs (50 directions) :
- Activer et organiser le renouvellement des directions (notamment création du rétroplanning des actions, publication de l'appel à candidatures, réception des candidatures),
- Accompagner les composantes et services communs dans la compréhension de la procédure,
- Assister aux séances des conseils si nécessaire,
- Editer et publier des arrêtés de nomination et des délégations de signature,
- Mettre à jour des différentes rubriques sur l'intranet (ENT),
- Mettre à jour des listes de diffusion,
- Mettre à jour de l'outil de suivi des mandats de direction.
2/ Contribuer à l'organisation et à la tenue des séances des instances centrales : conseil d'administration et conseil académique ainsi que du congrès :
- Assurer les tâches administratives, logistiques et financières liées au fonctionnement des instances centrales;
- Participer à la complétude des sujets;
- Participer à la tenue des séances;
- Assure la publicité des délibérations des instances;
- Assure les communications à destination des services en charge du contrôle de la légalité du rectorat.
3/ Assister à la direction :
- Assurer ponctuellement des tâches de coordination et de gestion administrative confiées par le-la chef-fe de pôle ou le-la directeur-rice de la DAJI (mise à jour de bases de données, rédaction de courriers, réservations...)
Offre complète sur notre site.
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Dans l'ensemble de ces domaines, il exerce une fonction de conseil, d'assistance et d'expertise auprès de la gouvernance, de la direction de l'établissement et des composantes et services.
Vous intégrerez une équipe de 7 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du Pôle Affaires Générales
Vos principales missions consisteront à :
1/ Assurer la gestion et le suivi institutionnel des mandats électifs (50 directions) :
- Activer et organiser le renouvellement des directions (notamment création du rétroplanning des actions, publication de l'appel à candidatures, réception des candidatures),
- Accompagner les composantes et services communs dans la compréhension de la procédure,
- Assister aux séances des conseils si nécessaire,
- Editer et publier des arrêtés de nomination et des délégations de signature,
- Mettre à jour des différentes rubriques sur l'intranet (ENT),
- Mettre à jour des listes de diffusion,
- Mettre à jour de l'outil de suivi des mandats de direction.
2/ Contribuer à l'organisation et à la tenue des séances des instances centrales : conseil d'administration et conseil académique ainsi que du congrès :
- Assurer les tâches administratives, logistiques et financières liées au fonctionnement des instances centrales;
- Participer à la complétude des sujets;
- Participer à la tenue des séances;
- Assure la publicité des délibérations des instances;
- Assure les communications à destination des services en charge du contrôle de la légalité du rectorat.
3/ Assister à la direction :
- Assurer ponctuellement des tâches de coordination et de gestion administrative confiées par le-la chef-fe de pôle ou le-la directeur-rice de la DAJI (mise à jour de bases de données, rédaction de courriers, réservations...)
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