Secrétaire

Le GCSMS REGARDS COMMUNS a pour objectif d'offrir une palette de réponses adaptées, souples, modulables et coordonnées aux besoins d'accompagnement, de soin, d'éducation et d'inclusion des enfants et adolescents avec autisme ou déficience intellectuelle à travers un dispositif d'accompagnement médico-éducatif « autisme » et « déficience intellectuelle » dénommé La Lune Bleue. Celui-ci est implanté sur le territoire de Vaucluse sur la commune de Carpentras. Un groupe dédié à des situations complexes est installé provisoirement sur la commune du Thor.
Ce DAME est dédié aux enfants et adolescents TSA et/ou DI. Il se compose de plusieurs modalités d'accompagnement : accueil de jour, ambulatoire, accueil temporaire, hébergement. Notre agrément concerne les enfants âgés de 3 à 20 ans profils TSA et DI.

Nous recherchons pour le DAME, un/une secrétaire à temps plein. Votre poste est situé sur Carpentras.

Vos missions
Sous l'autorité de la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'établissement. Vos missions incluent notamment :
- Accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et visiteurs
- Gestion du courrier, des agendas et des rendez-vous
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs : courriers postaux et mails à l'attention des familles, des partenaires, conventions .
- Suivi des dossiers des usagers et classement
- En concertation avec l'assistante de service social, suivi de la liste de candidatures, envoi des dossiers de candidatures, suivi des fiches renseignements
- Suivi de l'activité : centralisation et gestion des actes au mois et à l'année
- Appui à la direction et aux équipes dans les tâches administratives courantes : logistique notamment liée au bâtiment
- Participation à la vie de l'établissement (réunions, événements, etc.)

Profil recherché
- Formation en secrétariat ou assistanat administratif
- Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou sanitaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Sens de l'organisation, rigueur, discrétion et qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités
- Permis de conduire obligatoire pour déplacements ponctuels locaux.