Secrétaire

CDD RENOUVELABLES AVANT INTEGRATION DANS LA FONCTION PUBLIQUE

Intitulé du poste

Secrétaire da cellule qualité

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie C

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Direction Qualité et gestion des risques

Unité Fonctionnelle Pôle

Qualité Gestion des Risques Qualité Gestion des Risques

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE - 1060 chemin de la Madeleine - CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d'intervention

Direction de la qualité- 2éme étage- Bureau

Présentation du service d'affectation

- la cellule est rattachée à la direction des soins et de la qualité qui supervise l'ensemble des

pôles et services de soins

- l'agent est positionné au niveau du secrétariat de la direction qualité et en lien hiérarchique

direct avec elle.

- les missions à mener concernent l'ensemble des services rattachés à cette direction

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Définition du poste :

Principales missions du secrétariat du service Qualité, Gestion des Risques:

- Secrétariat de la Direction Qualité - Gestion des risques,

- Appui administratif sur la gestion des risques et tableaux de suivi.

- Gestion des appels téléphoniques

- Gestion du courrier réceptionné par la cellule QGDR

- Gestion de la formalisation des travaux réalisés par la cellule QGDR

- Frappe des comptes rendus des instances et des réunions à la demande de la responsable et de la direction QGDR

- Tableau de bord du suivi des actions du service qualite et GDR en lien avec les instances

Profil général :

- Maîtrise obligatoire des logiciels informatiques : Word, Excel (tableaux, graphiques, formules, ),

Powerpoint, Outlook,

- Notions sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel,

Notion de démarche qualité,

Missions principales
Appui administratif à la gestion des dossiers QGDR

- Suivi des tableaux de bord Qualité

- Réalisation et frappe des comptes rendus des instances et de réunions à la demande de la responsable et de la direction QGDR

- Réalisation et suivi du tableau de bord informatique des indicateurs, du PAQSS du service :

- Prise des messages pour les membres de la cellule QGDR

- Réception et distribution des courriers internes et externes (Chrono)

- Gestion des audits demandés par la responsable, analyse et transmission aux membres de la cellule

- Gestion du courrier (réception, classement, transmission, envoi,),

- Mise en forme des courriers, rapports et dossiers divers,

- Gestion des rendez-vous

- Organisation et préparation des réunions.

Gestion administrative du système documentaire

En lien avec un Assistant QGdRC,

- Appui administratif sur la mise en forme et l'enregistrement des documents, et sur le circuit de signature des documents.

Participation à la gestion administrative des Questionnaires de satisfaction

En complémentarité avec un Assistant QGdRC,

- Réception et enregistrement des questionnaires de satisfaction dans le logiciel Sphinx.

- Réalisation des audits généraux sur SPHINX

Missions annexes

Participation à la gestion administrative des Fiches d'Evénements Indésirables (FEI),

En complémentarité avec un Assistant QGdRC,

- Réception et mise à jour du tableau de bord des FEI,

- Envoi des accusés réception et des FEI aux destinataires,

- Exploitation de tableaux sur demande (synthèses, graphiques, présentations power point)

- Envoi de comptes rendus rédigés par les membres de la cellule

- Coordination des stages

- Appui au secrétariat de la DRH et de la direction des soins en période de congés

- Toutes tâches jugées nécessaires par le Directeur de la Qualité - Gestion des Risques.

Liaisons fonctionnelles

- l'ensemble des services rattachés à la direction de la qualité

Liens hiérarchiques

- La direction des soins et de la qualité

QUALITES, CONNAISSANCES ET