informations générales
Grenoble
Au sein de l'Association ADATE, vous êtes rattaché(e) au service d'Hébergement d'Urgence pour Demandeur d'Asile (HUDA) du pôle Asile, Accueil & Hébergement et placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service.
Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent(e)
Localisation géographique : Grenoble.
Finalité du poste :
Vous assistez le chef de service dans la réalisation des tâches administratives liées à l'activité. Vous facilitez la communication au sein du service et avec les autres services et pôles de la structure. Vous organiserez le transport des personnes prises en charge par le service.
Activités principales :
- Assister le chef de service dans :
- la gestion administrative du service : rédaction de courriers, classement et archivage des dossiers, tenue de plannings, etc.
- la préparation des réunions et la réalisation et la diffusion des comptes-rendus.
- la collecte des indicateurs, la préparation des bilans d'activité et le suivi des personnes accueillies dans le service.
- Assurer le recueil d'informations auprès des membres de l'équipe et leur transmission, après validation du chef de service, aux services support (relevés de frais, arrêts maladie, congés, formation, demandes de fournitures).
- Effectuer les demandes auprès des prestataires (traduction et interprétariat, désinsectisation, serruerierie.) et assurer le suivi de ces prestations et de leur facturation.
- Recenser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau/consommables et équipements des logements.
- Effectuer le suivi du stock : petit équipement et kits.
- Procéder aux achats de titres de transport pour les personnes prises en charge (OFPRA et CNDA)
- Effectuer le suivi des achats réalisés par carte bancaire.
- Gérer la caisse et transmettre les éléments au service comptabilité.
- Tenir à jour les tableaux de bord (facturation, clés/badges.).
- Réaliser et mettre à jour les outils de communication du service en conformité de la charte graphique en vigueur.
- Effectuer le suivi et la collecte des cautions, des participations et du fond de secours.
- Transmettre les informations relatives aux véhicules du service (entretien, réparation, kilométrage, contrôle technique).
- Effectuer les déclarations de sinistres sur les logements du service auprès de l'assurance et leur suivi
Activités secondaires :
- Participer, si besoin, aux missions d'accueil du public.
Compétences requises :
- Diplôme de niveau Bac en Secrétariat ou CAP/BEP + 2 ans d'expérience dans le secrétariat.
- Techniques de secrétariat / Méthodes de classement et d'archivage / Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de messagerie.) /
- Techniques de gestion administrative / Normes rédactionnelles / Techniques de prise de notes.
- Confidentialité, discrétion / Patience, sens de l'écoute / Polyvalence, rigueur et respect des procédures / Gestion des priorités et respect des délais / Esprit d'équipe / Adaptabilité, disponibilité / Diplomatie, aisance relationnelle.
Type de contrat : CDD remplacement à pourvoir à partir du 02/05/2024
Temps de travail : 35 heures
Salaire : Base Indice ADATE 374, soit un salaire mensuel brut de 1949,81 €, selon profil et reprise d'ancienneté suivant grille des rémunérations ADATE (prise en compte du diplôme et de l'expérience).
AVANTAGES PROPOSES PAR L'ASSOCIATION :
Mutuelle ; tickets restaurant, prise en charge de 50% de l'abonnement de transport, 6 semaines de congés payés, possibilité de travailler sur 4 jours
Démarche Qualité de Vie au Travail (Accord sur l'organisation du travail, sur l'égalité professionnelle hommes - femmes, avantages sociaux ) - Action logement (1% patronal) - Formation interne.
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Localisation géographique : Grenoble.
Finalité du poste :
Vous assistez le chef de service dans la réalisation des tâches administratives liées à l'activité. Vous facilitez la communication au sein du service et avec les autres services et pôles de la structure. Vous organiserez le transport des personnes prises en charge par le service.
Activités principales :
- Assister le chef de service dans :
- la gestion administrative du service : rédaction de courriers, classement et archivage des dossiers, tenue de plannings, etc.
- la préparation des réunions et la réalisation et la diffusion des comptes-rendus.
- la collecte des indicateurs, la préparation des bilans d'activité et le suivi des personnes accueillies dans le service.
- Assurer le recueil d'informations auprès des membres de l'équipe et leur transmission, après validation du chef de service, aux services support (relevés de frais, arrêts maladie, congés, formation, demandes de fournitures).
- Effectuer les demandes auprès des prestataires (traduction et interprétariat, désinsectisation, serruerierie.) et assurer le suivi de ces prestations et de leur facturation.
- Recenser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau/consommables et équipements des logements.
- Effectuer le suivi du stock : petit équipement et kits.
- Procéder aux achats de titres de transport pour les personnes prises en charge (OFPRA et CNDA)
- Effectuer le suivi des achats réalisés par carte bancaire.
- Gérer la caisse et transmettre les éléments au service comptabilité.
- Tenir à jour les tableaux de bord (facturation, clés/badges.).
- Réaliser et mettre à jour les outils de communication du service en conformité de la charte graphique en vigueur.
- Effectuer le suivi et la collecte des cautions, des participations et du fond de secours.
- Transmettre les informations relatives aux véhicules du service (entretien, réparation, kilométrage, contrôle technique).
- Effectuer les déclarations de sinistres sur les logements du service auprès de l'assurance et leur suivi
Activités secondaires :
- Participer, si besoin, aux missions d'accueil du public.
Compétences requises :
- Diplôme de niveau Bac en Secrétariat ou CAP/BEP + 2 ans d'expérience dans le secrétariat.
- Techniques de secrétariat / Méthodes de classement et d'archivage / Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de messagerie.) /
- Techniques de gestion administrative / Normes rédactionnelles / Techniques de prise de notes.
- Confidentialité, discrétion / Patience, sens de l'écoute / Polyvalence, rigueur et respect des procédures / Gestion des priorités et respect des délais / Esprit d'équipe / Adaptabilité, disponibilité / Diplomatie, aisance relationnelle.
Type de contrat : CDD remplacement à pourvoir à partir du 02/05/2024
Temps de travail : 35 heures
Salaire : Base Indice ADATE 374, soit un salaire mensuel brut de 1949,81 €, selon profil et reprise d'ancienneté suivant grille des rémunérations ADATE (prise en compte du diplôme et de l'expérience).
AVANTAGES PROPOSES PAR L'ASSOCIATION :
Mutuelle ; tickets restaurant, prise en charge de 50% de l'abonnement de transport, 6 semaines de congés payés, possibilité de travailler sur 4 jours
Démarche Qualité de Vie au Travail (Accord sur l'organisation du travail, sur l'égalité professionnelle hommes - femmes, avantages sociaux ) - Action logement (1% patronal) - Formation interne.
