informations générales
Toulouse
Qualités requises pour ce poste :
Le poste demande de la rigueur,
de l'autonomie
et de la polyvalence puisqu'au sein même d'une journée, il.elle devra être capable de jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous et la rédaction de documents.
ce poste exige de bonnes compétences rédactionnelles, des notions de comptabilité
une bonne maîtrise des outils de bureautique. Notamment des logiciels de traitement de texte, de tableur et de retouche photos puisqu'il doit être capable de remanier, par exemple, certaines images du book de l'agence.
Être à l'aise avec les réseaux sociaux
Doit assurer :
L'accueil, le standard téléphonique,
Responsable du volet administratif de l'agence (cf gestion agence).
Répondre à des appels d'offres et des appels à projets, réunir les pièces nécessaires tout en respectant les délais demandés et les types de dépôts des documents .
Le(la) secrétaire d'architecte est l'interface entre les collaborateurs de l'agence, les clients (particuliers, entreprises, collectivités, Etat) et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier, mais aussi les techniciens des bureaux d'études.
Assure le suivi des factures avec les entreprises en respectant les délais de vérification et de transmission aux clients.
Tient à jour les tableaux d'avancement des travaux réalisés par entreprise pour chaque chantier
Le(la) secrétaire d'architecte est également en lien avec les administrations délivrant les pièces et autorisations telles que les directions de l'équipement, de l'urbanisme ainsi que les services cadastres.
La communication des projets de l'agence sur les divers réseaux sociaux
Suivi administratif et gestion de l'agence : Confidentialité et discrétion
Suivi des contrats Architecte et des modalités
Tient à jour le tableau prévisionnel d'appel d'honoraires annuel
La facturation mensuelle de l'agence
Le suivi mensuel des règlements des honoraires (relevés de banque)
Le suivi des rappels d'honoraires
Le suivi des paiements effectués (relevés de banque + tous les justificatifs)
Tient à jour le tableau des recettes et dépenses (relevés de banque)
Établissement de la déclaration d'assurance professionnelle annuelle
Déclaration mensuelle de TVA
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe poste demande de la rigueur,
de l'autonomie
et de la polyvalence puisqu'au sein même d'une journée, il.elle devra être capable de jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous et la rédaction de documents.
ce poste exige de bonnes compétences rédactionnelles, des notions de comptabilité
une bonne maîtrise des outils de bureautique. Notamment des logiciels de traitement de texte, de tableur et de retouche photos puisqu'il doit être capable de remanier, par exemple, certaines images du book de l'agence.
Être à l'aise avec les réseaux sociaux
Doit assurer :
L'accueil, le standard téléphonique,
Responsable du volet administratif de l'agence (cf gestion agence).
Répondre à des appels d'offres et des appels à projets, réunir les pièces nécessaires tout en respectant les délais demandés et les types de dépôts des documents .
Le(la) secrétaire d'architecte est l'interface entre les collaborateurs de l'agence, les clients (particuliers, entreprises, collectivités, Etat) et les partenaires intervenant aux différentes phases du chantier, mais aussi les techniciens des bureaux d'études.
Assure le suivi des factures avec les entreprises en respectant les délais de vérification et de transmission aux clients.
Tient à jour les tableaux d'avancement des travaux réalisés par entreprise pour chaque chantier
Le(la) secrétaire d'architecte est également en lien avec les administrations délivrant les pièces et autorisations telles que les directions de l'équipement, de l'urbanisme ainsi que les services cadastres.
La communication des projets de l'agence sur les divers réseaux sociaux
Suivi administratif et gestion de l'agence : Confidentialité et discrétion
Suivi des contrats Architecte et des modalités
Tient à jour le tableau prévisionnel d'appel d'honoraires annuel
La facturation mensuelle de l'agence
Le suivi mensuel des règlements des honoraires (relevés de banque)
Le suivi des rappels d'honoraires
Le suivi des paiements effectués (relevés de banque + tous les justificatifs)
Tient à jour le tableau des recettes et dépenses (relevés de banque)
Établissement de la déclaration d'assurance professionnelle annuelle
Déclaration mensuelle de TVA
