Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente

Au sein de l'Ehpad Ker lenn, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(tive).

Vos missions principales :
ACCUEIL STANDARD
- Accueil téléphonique et physique
- Réception, renseignements directs et/ou orientation et transmissions des communications téléphoniques et des informations en direction des équipes et des résidents
- Relais et/ou sélection de l'information vers la direction, relevé logiciel de soins
- Traçabilité des appels et messages non relayés dans la journée
- Réception des marchandises et orientation vers les référents professionnels
- Informations et visite de l'établissement aux résidents et familles selon les besoins exprimés
- Recueil des satisfactions et insatisfactions, remarques (résidents, familles, personnels)
- Réservation des repas et des salles pour le personnel, les familles et amis souhaitant déjeuner avec un des résidents

SECRETARIAT direction, résidents et personnel
- Retrait et dépôt du courrier PTT et retrait et dépôt des parafeurs en mairie et Trésor Public.
- Réception, tri et Traitement du courrier de l'EHPAD.
- Distribution du courrier des résidents ou réexpédition aux familles, tuteurs.
- Réception des factures (liés à des actes non pris en charge par la sécurité sociale) et transmission aux familles.
- Traçabilité des arrivées, dépôts et envois de documents.
- Secrétariat et opérations diverses demandées par la direction et les divers services (courriers, notes de services, tableaux divers,.)
- Création des plannings vierges Hébergement temporaire
- Création des plannings vierges « stagiaires » ;
- Contrôle et suivi des conventions de stages, accueil des stagiaires.
- Suivi du stock et commande des fournitures administratives
- Suivi et commande des filtres à café
GESTION DES RESIDENTS
- Saisie, mise en forme de documents divers (courrier, notes de service et attestations diverses demandées par les résidents)
- Gestion des dossiers de la liste d'attente (classements, actualisation)
- Accueil des nouveaux résidents et familles
- Suivi des contrats de réservation et contrats de séjours
- Elaboration et suivi des dossiers administratifs des résidents
- Tenue et mise à jour des différentes listes des résidents (listings et panneaux divers)
- Etablissement des dossiers de demande d'APL
- Etablissement des fiches de liaison pour l'hébergement temporaire
- Suivi des instances autour du résident (invitations et comptes rendus du CVS, réunions diverses)
- Tenue du registre entrées/sorties

ACCUEIL DE JOUR
- Suivi des dossiers résidents en lien direct avec l'équipe de l'accueil de jour.
- Préparation des contrats, saisie des données dans Actarus et dans Livia ; Création et diffusion de différents documents demandés par l'équipe.

PROJET DE VIE
- Confection d'affiches diverses et cartes diverses (invitations, .)
- Participation au projet d'animation de la résidence en collaboration avec l'animateur (préparation des fêtes, de la kermesse, animation d'activités, recherches internet pour la décoration, frappe des menus, etc)
- Participation occasionnelle à différentes réunions et actions de formation en interne et externe liées à la tenue de son poste et/ou du projet de vie

Compétences attendues :
- Excellentes capacités d'écoute et de communication
- Discrétion
- Empathie et bienveillance
- Avoir le sens des priorités
- Capacités d'initiatives
- Capacités d'analyse des situations
- Maîtrise des logiciels Words et Excel
- Connaissances de Viatrajectoire
- Connaissance logiciel Livia, Actarus, Canva...
- Connaissance réseaux sociaux pro

Contrat de 3 mois renouvelable