Secrétaire juridique

RESPONSABILITÉS :

Lieu d'activité : CHSLD – Bavilliers
Direction de rattachement : DRUQ
Liaison hiérarchique : Responsable juridique
Durée de travail : 100 %
Type contrat de travail : CDD
Sous la responsabilité du/des Mandataires Judiciaires à la Protection des Majeurs de
l'établissement et l'autorité administrative du cadre, l'assistant(e) mandataire judiciaire aura pour mission d'être un soutien opérationnel.
L'assistant(e) épaulera la/les Mandataire(s) Judiciaire(s) à la Protection des Majeurs dans leurs missions quotidiennes de gestion comptable, patrimoniale, juridique, sociale et administrative des Majeurs protégés dont ils ont la responsabilité.
Objectif :
a ssurer une répartition des tâches afin de permettre au(x) mandataire(s) d'améliorer la qualité du service et la proximité des majeurs protégés.



Rôle :
L'assistant(e) joue un rôle crucial dans la mise en œuvre des mesures de protection. Que ce soit à travers des échanges téléphoniques, des liens avec les membres du réseau, ou la préparation des moments clés de la mesure, de l'ouverture à la clôture, leur mission est indispensable. L'assistant(e) est donc amené(e) dans l'exercice de ses fonctions, à recevoir, informer et faire valoir les droits des majeurs protégés. Il/elle a des échanges réguliers d'informations avec les bénéficiaires, la/les Mandataire(s) Judiciaire(s) et la responsable hiérarchique au travers des différentes organisations (réunions de services...).

MISSIONS confiées (LISTE NON-EXHAUSTIVE) :
Ø Accueil physique de certains protégés/familles
Ø Accueil téléphonique
Ø Ouverture du courrier entrant, numérisation sur le logiciel métier PROXIMA, archivage des documents (dossiers en cours)
Ø Archivage des dossiers clôturés selon la procédure existante
Ø Rédaction de courriers simples – édition, envoi, relance si nécessaire (par exemple : notifier aux organismes une nouvelle mesure de protection/ un décès ; demander une attestation responsabilité civile...)



A noter, la plupart des courriers comportent un modèle type dans le logiciel métier du service (Proxima).
Ø Suivi des échéances sur dossiers pour renouvellement (tableau de suivi)
Ø Visite de courtoisie de certains majeurs protégés
Ø Création et MAJ des soldes des comptes extérieurs, assurance-vie, compte-titres, etc.
Ø Gestion du médical : demander aux sociétés d'ambulances les factures acquittées, pointer les remboursements et relancer les mutuelles si nécessaire (document de suivi déjà existant pour chaque majeur protégé)
Ø Participer aux réunions de service

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises :
Ø Qualités relationnelles indispensables (répondre au téléphone, être au contact des familles et des résidents sous mesure de protection...)
Ø Savoir-être : écoute, langage adapté, respect des personnes
Ø Organisation et autonomie dans les tâches confiées
Ø Capacité d'adaptation à des situations parfois sensibles/complexes
Ø Bonne maîtrise de la bureautique de base (Word, Excel, messagerie)
Ø Etre en mesure de respecter la confidentialité des données portées à la connaissance de l'assistant(e) dans le cadre de ses fonctions
Ø Aptitude au travail en équipe