Secrétaire général / Secrétaire générale

Vos missions:
1. Vie du service
Assurer / participer à l'accueil physique et téléphonique
Filtrer / hiérarchiser les demandes et les priorités
Traiter le courrier papier et électronique
Communiquer et transmettre les messages, les informations et documents aux personnes concernées

2. Assistanat
Gérer l'agenda du service et/ou du responsable : planifier des rendez-vous, organiser des réunions.
Saisir et produire différents documents : courriers, tableaux de suivi.
Rédiger des comptes-rendus, corriger des documents
Effectuer des recherches, de la documentation dans un domaine
Assister le responsable dans la constitution et le suivi des dossiers
Rechercher des prestataires ou des partenaires et assurer le suivi de la relation
Suivre le matériel et les fournitures
Préparer et contribuer à la réponse à une demande contractuelle / à un appel à projet

3. Communication

Être à l'écoute et renseigner les membres des équipes, les usagers
Communiquer et relayer des informations en interne ou externe

Activités spécifiques

Assister les départs / retours pour les séjours
Contribuer à l'organisation des évènements (salons, concours...)
Coordonner des secrétaires (pour l'assistant(e))
Assurer un accompagnement / conseil dans le domaine du numérique
Contribuer au recrutement : suivi des dossiers et sélection des candidats
Pré requis et spécificités

Bac+2 (BTS, DUT...)

Obligations / Casier
Spécificités/conditions d'exercice

Possibilités de travail le week-end (activité Séjours)
Positionnement et continuité de service
CDD de Janvier 2025 à Août 2026 - Remplacement congé maternité

Capacité à assurer un remplacement / suppléance entre les postes