Secrétaire de direction

Les lits d'accueil médicalisés proposent et dispensent des soins médicaux et paramédicaux à des personnes sans domicile fixe atteintes de pathologies chroniques non bénignes, qui nécessitent un suivi thérapeutique à plus ou moins long terme. Cette prise en charge participe à l'éducation à la santé et à l'éducation thérapeutique des personnes accueillies. L'établissement de St Julien accueille 30 personnes adultes en chambres individuelles.
Vous contribuerez au fonctionnement de la direction et de l'établissement via l'accueil, la gestion administrative et le partage de l'information.
Vos missions :
Accueil téléphonique et physique ;
Tenue de caisses, suivi des factures ;
Support à l'équipe de direction via :
- la coordination des agendas, la gestion des plannings;
- la diffusion des procédures, le compte rendu de réunion, le classement, l'archivage;
- la gestion de stocks;
- la collecte des contributions pour les documents de l'équipe, leur mise en forme, leur impression, leur diffusion;
- la proposition d'outils de pilotage...
Soutien RH via :
- la saisie et le suivi des plannings dans le logiciel de temps octime ;
-la collecte des documents nécessaires à la réalisation des contrats de travail, la signature des contrats ;
-la collaboration avec l'équipe RH du territoire ;
Suivi du public accueilli via :
- le suivi des dossiers d'admission ;
- le suivi des entrées et des sorties en lien avec le logiciel métiers ;
- la participation aux actions collectives de l'établissement...
Compétences :
Capacité à assurer un accueil professionnel des visiteurs, à gérer des situations variées, à diffuser l'information;
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau;
Maitrise des outils informatiques (pack office, la connaissance d'octime serait un plus);
Capacité de rédaction, bon niveau d'orthographe, bon niveau de communication écrite et orale;
Mise en place et suivi de tableaux de bord;
Respect du secret professionnel, confidentialité...
Savoir Être :
Ecoute, empathie, bienveillance, non jugement, ouverture d'esprit
Prise de recul, gestion des conflits et application d'une communication non violente
Curiosité intellectuelle

Bonne maitrise des outils informatiques

Bon niveau d'orthographe et de rédaction

Adaptabilité, calme, empathie, bienveillance, patience