Secrétaire de direction bilingue

Vous assurez le premier contact avec la clientèle de la maison de ventes. Vous préparez et coordonnez la communication et les informations relatives à l'organisation de la maison de ventes. Vous assurez la tenue administrative des dossiers vendeurs. Vous créez divers supports de communication.

Vous intégrez une structure qui accomplit toutes les facettes du métier de commissaire-priseur. Vous assisterez les commissaires-priseurs et réaliserez en autonomie les missions suivantes sous leur responsabilité :


- Accueil

o Réception, identification et orientation des clients
o Transmission des communications téléphoniques aux services concernés, premier contact entre la maison de ventes et l'extérieur
o Communication et renseignements généraux sur les produits et les services de la maison de ventes
o Gestion de la boîte mail et du répondeur, transmission des demandes et informations aux services concernés

- Secrétariat de direction

o Réception et filtrage des communications téléphoniques, contact direct avec les commissaires-priseurs et leurs clients
o Réception et transmission du courrier
o Organisation et gestion, en collaboration avec les commissaires-priseurs, de leurs agendas
o Organisation des rendez-vous d'inventaires notariés et inventaires
o Organisation matérielle des déplacements et rendez-vous des commissaires-priseurs
o Facturation des inventaires, et suivi des règlements
o Tenue et archivage des inventaires

- Secrétariat général

o Traitement, exploitation et suivi des informations de la maison de ventes (correspondance courante, affaires spécifiques)
o Réception et transmission du courrier
o Tri, dépouillement et classement des documents
o Organisation et gestion, en collaboration avec les commissaires-priseurs, de l'agenda de la maison de ventes (mise à jour des périodes d'expositions, de ventes.)
o Organisation des rendez-vous
o Commande et suivi des fournitures courantes de la maison de ventes
o Saisie et mise en forme des inventaires dans le logiciel
o Tenue actualisée du calendrier des ventes sur le site de la maison de ventes et sur la page de la maison de ventes sur les plateformes web (Drouot.com - Interencheres.com) selon la charte prédéfinie (visuel de couverture et texte d'information sur la vente)

- Administration des ventes

o Intégration des fiches des ventes cataloguées et actualisation des stocks vendeurs (dédoublonnage)
o Vérification des informations des dossiers vendeurs
o Préparation et envoi des réquisitions de ventes et catalogues avec courriers d'accompagnement, en lien avec les commissaires-priseurs
o Tenue du fichier vendeur pour la procédure LCBFT
o Mise en ligne des ventes sur les plateformes web de ventes (Drouot.com - Interencheres.com) via le système passerelle du logiciel Eauction
o Transmission du contenu des ventes à la place de marché web Artprice.com
o Ajout des corrections et modifications des PV de vente avant le début de la vente
o Publication des résultats des ventes
o Préparation et envoi des résultats des ventes avec courriers d'accompagnement, en lien avec les commissaires-priseurs

- Communication

o Préparation et envoi des newsletters pour les ventes cataloguées, en lien avec les commissaires-priseurs
o Préparation des slides pour la page d'accueil du site de la maison de ventes
o Actualisation et mise à jour régulière des pages « Collections » et « Grandes demeures » du site de la maison de ventes
o Animation du compte LinkedIn
o Relation presse
o Préparation de proposals et projets spécifiques, en lien avec les commissaires-priseurs

- Compétences requises

o Bonne présentation
o Sens du relationnel, travail autonome et en équipe
o Compétences organisationnelles, multitâches et de priorisation
o Autonomie, précision, sens du détail
o Rigueur, vif, impliqué
o Maîtrise de l'anglais