Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Accueil et secrétariat concernant les prises en charge des enfants en difficultés sociales ou familiales placés au titre de la Protection de l'Enfance au sein de l'association APIJ
Accueil physique des usagers, des professionnels et réception, filtre, transmission des appels téléphoniques entrant - sortant de l'APIJ.
Préparation des rapports, des courriers, des notes de situation, des notes d'incident, des IP/EP/signalement, des attestations des jeunes accueillis au sein des structures AIJ et pouponnière « A Petits Pas »
Seconder les chefs de service dans leurs missions administratives
Communication interne / externe
Enregistrement, diffusion et envoi du courrier - Traiter les fiches d'astreintes des cadres et réaliser les statistiques des astreintes
Classement des documents pec/contrat de séjour/pec VPT/La poste dans les classeurs au secrétariat
Favoriser une communication externe avec les familles, les jeunes et le service de la protection de l'enfance - Faire circuler les informations concernant les jeunes vers les professionnels par mail, téléphone, oralement. - Alerter la Direction en cas de problème.

Connaissances et compétences requises : - Disponibilité - Organiser, méthodique - Bonne expression orale et écrite - Discrète, confidentialité des informations - Adaptabilité au changement - Capacité à travailler en équipe - Autonome - Dynamique - Réaliser et mettre en forme des travaux informatiques - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Alerter en cas de problème

Bureau avec téléphone, pc portable, scanneur Accès internet - Logiciels Imago/Kélio/Word/Excel

Poste en lien direct avec le responsable administratif et financier, l'assistante de direction, les chefs de service, les appuis éducatifs permettant d'avoir une vision globale de la gestion des situations des jeunes accueillies des 12 structures AIJ et de la pouponnière A Petits Pas Poste en lien avec le service RH, le service comptabilité et la secrétaire de CANDE.

Informations complémentaires : Peut être amenée exceptionnellement à assurer une activité en cas d'absence de sa collègue (standard Cassiopée). Peut être amenée à créer des documents de manière ponctuelle.