Réceptionniste

Présentation de l'environnement professionnel
Sur un domaine de plus de 1 100 hectares, le Haras national du Pin - aussi nommé Versailles du Cheval - est le site touristique le plus visité de l'Orne et l'un des plus fréquentés de Normandie. En son cœur, la Cité Pontavice - tout récemment restaurée - propose une offre d'hébergement tout confort, dans un environnement unique. L'établissement accueille divers types de clientèles toute l'année (touristes - cavaliers- étudiants - professionnels).

Votre poste et vos missions
Sous l'autorité du Responsable Hébergement, le/la Réceptionniste assure la gestion des réservations, l'accueil physique et téléphonique des clients ainsi que le suivi de la facturation et des encaissements.
Il/elle informe les clients sur les prestations proposées par l'établissement et veille au bon déroulement de leur séjour, depuis leur arrivée jusqu'à leur départ. À ce titre, il/elle se tient à leur disposition pour répondre à leurs besoins et garantir une qualité de service optimale.

Missions du poste
- Gérer le standard téléphonique ;
- Traiter, organiser et assurer le suivi des courriels de la boîte de réception ;
- Assurer la gestion des réservations individuelles et groupes, suivi clients, facturation et mise à jour des données via le logiciel Protel ;
- Gérer les opérations d'accueil et de départ : vérification des réservations, préparation des arrivées et organisation des départs ;
- Assurer l'accueil physique des clients et garantir la qualité de l'information transmise tout au long du séjour ;
- Veiller à la fiabilité des encaissements et au règlement des prestations ;
- Mettre à jour les fiches clients (Cardex);
- Relancer les clients en cas d'impayés afin de garantir le recouvrement des créances ;
- Assurer le suivi des dysfonctionnements techniques via un tableaux de suivi ;
- Coordonner les réservations des officiels lors des concours équestres (gestion via outils collaboratifs type WhatsApp)

Savoir et Savoir faire
- Connaissance du fonctionnement d'une structure d'hébergement touristique et des procédures d'accueil ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, notamment utilisation approfondie du logiciel Protel ;
- Capacité à accueillir, informer et orienter les publics avec professionnalisme ;
- Aptitude à gérer les opérations de réservation, de suivi client et de facturation
- Compétence en suivi administratif des dossiers clients (mise à jour, contrôle, encaissements)
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités (accueil, téléphone, mails) avec rigueur ;
- Compétence dans le traitement des situations imprévues et des demandes spécifiques ;
- Organisation du travail et gestion des priorités ;
- Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication écrite et orale.

Savoir-être
- Sens de l'accueil et du service ;
- Rigueur et organisation ;
- Réactivité et capacité d'adaptation ;
- Aisance relationnelle ;
- Autonomie ;
- Polyvalence ;
- Discrétion professionnelle ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Gestion du stress en période d'affluence.

Conditions particulières de travail
- Possibilité de travail le week-end et jours fériés et horaires décalés, selon les nécessités de service.

Disponibilité : Dès que possible

Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à service.rh@harasnationaldupin.fr