Office manager

Véritable pilote du site, vous êtes responsable de la qualité de l'environnement de travail et garantissez le bon fonctionnement quotidien du siège en coordonnant les équipes, les prestataires et les services nécessaires aux collaborateurs.

Rattaché.e aux Services Généraux, vous assurez la gestion opérationnelle du siège et veillez à offrir aux collaborateurs un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et adapté à leurs besoins. À la fois présent.e sur le terrain et acteur.trice de la coordination, vous anticipez les besoins, pilotez les interventions et vous assurez que chaque sujet trouve une réponse efficace et durable.

LES MISSIONS

Pilotage du fonctionnement du siège

- Assurer une présence régulière sur le terrain afin de garantir la qualité des espaces de travail et des espaces communs ;
- Veiller au respect des standards du siège (propreté, aménagement, signalétique, règles de vie et politiques internes) ;
- Superviser le traitement des demandes et incidents via les outils Services Généraux (ticketing, GMAO), coordonner les actions nécessaires et suivre leur résolution ;
- Assurer le suivi de l'exploitation du site en lien avec le Responsable d'Exploitation et les différents intervenants ;
- Tenir à jour les informations nécessaires au bon fonctionnement du siège (équipements, accès, procédures, contacts, plans, prestataires.) ;

Pilotage des prestataires et des services

- Coordonner les prestataires intervenant sur le site (propreté, maintenance, sécurité, déchets, services aux collaborateurs.) ;
- Contrôler la qualité des prestations réalisées et veiller au respect des engagements contractuels ;
- Assurer le suivi des interventions et maintenir une relation de proximité avec les partenaires.

Gestion de l'environnement de travail

- Garantir la disponibilité des équipements et services nécessaires au fonctionnement du siège (mobilier, fournitures, salles de réunion, badges, signalétique.) ;
- Superviser la gestion des stocks et le réapprovisionnement ;
- Assurer le suivi des équipements et ressources du site (mobilier, téléphonie, copieurs, équipements collectifs.). Accompagnement des collaborateurs et animation du site ;
- Piloter les aspects opérationnels liés aux arrivées et départs des collaborateurs (onboarding/offboarding) ;
- Contribuer à l'organisation des événements internes dans le respect des budgets et des orientations de l'entreprise ;
- Participer à l'information des collaborateurs sur les sujets liés à l'environnement de travail.

Amélioration continue

- Identifier les irritants et opportunités d'amélioration liés à l'environnement de travail ;
- Proposer et mettre en œuvre des actions visant à améliorer la qualité de service, les espaces et les pratiques internes ;
- Contribuer au développement de la qualité de vie au travail.