Office manager

L'office manager occupe un poste polyvalent et assure plusieurs missions : le pilotage opérationnel des services généraux, la gestion des besoins matériels du site ainsi que le suivi des achats. En tant qu'interface principale avec les fournisseurs et les prestataires, l'Office Manger assure le suivi rigoureux des prestations pour garantir le bon déroulement des contrats en cours et/ou à venir.
o Assurer l'accueil physique et téléphonique
o Réaliser les tâches administratives quotidiennes: gestion du courrier (affranchissement, collecte, distribution) et divers travaux de secrétariat ( compte-rendu, frappe de notes et autres documents )
o Gérer les badges d'accès visiteurs au bâtiment ainsi que le respect du registre des visiteurs
o Suivre les dépenses du site et se montrer force de proposition pour permettre des économies
o Veiller à l'application et au suivi des procédures de FOUNDEVER sur le site
o Organiser la gestion des déplacements des collaborateurs du site
o Participer à l'organisation d'évènements et de visites clients
o Assurer le gestion de la sécurité du site: exercice incendie, contrôle du matériel de sécurité, plan d'évacuation
o Veiller au suivi des consommations énergétiques : eau, électricité, déchets et fuel
o Accompagner les collaborateurs dans leurs démarches sur les frais professionnels
Gestion des fournitures et du matériel
o Gérer les commandes et le suivi des stocks de fournitures de bureau du site
o Gérer les différents fournisseurs et prestataires de services du site : contact , suivi des délais, facturation, prestations
o Assurer le suivi de l'exécution des contrats fournisseurs du site et suivre le planning des performances